Waar uw gegevens staan en wie ermee in aanraking komt
Wat er gebeurt met een gesprek, een sms en de gegevens in uw account: waar ze staan, wie ermee in aanraking komt, hoe we ze beschermen en waar onze grenzen liggen. Elke zin hieronder heeft een bron in de code, in de configuratie van de dienst of in ons beleid. Wat we niet kunnen controleren, schrijven we niet op, of het staat onder Wat we nog niet kunnen.
Bijgewerkt op 1 november 2026.
De database staat in de EU, het gesprek verlaat deels Europa
De database met uw account, transcripties en samenvattingen staat in de EU. Het gesprek zelf legt echter een deel van zijn route buiten de EU af. Dat zetten we bewust bovenaan, want het raakt gemakkelijk zoek achter de uitdrukking "gegevens in de EU".
Blijft in de EU
- Account, nummers, gespreksgegevens, transcripties en samenvattingen: Upstash, Frankfurt.
- Website, portaal en API: Vercel, Frankfurt.
- Gespreksbesturing en opnamen van onze eigen spraakengine: Hetzner, Duitsland.
- Spraak-naar-tekst van de beller op onze eigen engine: Soniox, Europees eindpunt.
- Primair taalmodel van onze eigen engine: Scaleway, Frankrijk.
Gaat buiten de EU, naar de VS
- De stem van de agent op onze eigen engine: Cartesia.
- Terugvalmodel wanneer het primaire taalmodel uitvalt: Anthropic, daarna Google Gemini.
- Gespreksamenvatting en beoordeling van het gespreksdoel: Anthropic.
- Agents op het standaardplatform: het hele gesprek, inclusief opnamen, bij ElevenLabs.
- Sms via de optie mobiel nummer: Twilio.
Waar de gegevens staan
| Wat | Waar | Wie beheert het |
|---|---|---|
| Account, nummers, gespreksgegevens, berichten, transcripties en samenvattingen | Frankfurt (regio eu-central-1), één enkele regio zonder replica daarbuiten | Upstash |
| Website, portaal en API | Frankfurt (fra1) | Vercel |
| Onze eigen spraakengine (gespreksbesturing, medialaag) | Twee nodes in Duitsland (Falkenstein en Neurenberg) | Hetzner |
| Opnamen van gesprekken die onze eigen engine afhandelt | Duitsland (Hetzner Object Storage, Falkenstein) | Hetzner |
| Opnamen van agents op het standaardplatform | VS | ElevenLabs |
Subverwerkers
Leveranciers die in aanraking komen met gegevens van bellers of afzenders van sms-berichten:
| Leverancier | Doel | Land | Voorwaarden |
|---|---|---|---|
| Odorik | telefoonnummers, doorschakeling van gesprekken, levering van sms | Tsjechië | dienstvoorwaarden (Tsjechisch) |
| Hetzner | servers van onze eigen engine en opslag van opnamen | Duitsland | voorwaarden van de leverancier |
| Soniox | spraak-naar-tekst op onze eigen engine | EU | voorwaarden van de leverancier |
| Cartesia | spraaksynthese op onze eigen engine | VS | openbare verwerkersovereenkomst van de leverancier |
| Google Cloud Text-to-Speech | spraaksynthese voor oudere agents | EU | Google Cloud DPA |
| ElevenLabs | agents op het standaardplatform, terugvalstem | VS | openbare verwerkersovereenkomst van de leverancier |
| Scaleway | primair taalmodel van onze eigen engine | Frankrijk | voorwaarden van de leverancier |
| Anthropic | terugvaltaalmodel, gespreksamenvatting en beoordeling van het gespreksdoel, wekelijkse kwaliteitscontrole op gepseudonimiseerde transcripties | VS | openbare verwerkersovereenkomst van de leverancier |
| Google (Gemini) | tweede terugvaltaalmodel | VS | we vertrouwen op de waarborgen van de leverancier |
| Upstash | database | EU (Frankfurt) | openbare verwerkersovereenkomst van de leverancier |
| Vercel | hosting van de website, het portaal en de API | EU (Frankfurt) | openbare verwerkersovereenkomst van de leverancier |
| Twilio | mobiel nummer (optie) en het controlegesprek naar de engine | VS | openbare verwerkersovereenkomst van de leverancier |
| DIDWW Ireland Limited | nummer voor bellen en sms en nummer in een ander land | Ierland | privacyverklaring |
De links verwijzen naar de openbare documenten van de leveranciers. Een verwerkersovereenkomst sturen we op verzoek, zie Juridische documenten.
Andere leveranciers verzorgen e-mail, betalingen, het aanvullen van adressen, operationele meldingen en advertentiemeting (alleen met uw toestemming). Hun doel, land en bewaartermijn staan in het privacybeleid, onderdeel 5. Wijzigingen in deze lijst worden hier vastgelegd en de datum van de bijwerking bovenaan verandert mee.
Los van de bovenstaande leveranciers: als u via OAuth of een API-sleutel een webhook, een agenda (Google of Apple), facturatie (Fakturoid, ABRA Flexi) of een assistent (ChatGPT, Claude) koppelt, stromen er gegevens naartoe op uw instructie en is uw account verantwoordelijk voor die ontvanger. Hetzelfde geldt voor een agent van een derde partij die u via SIP koppelt.
Hoe lang we gegevens bewaren
- Gespreksopnamen: verwijderd 90 dagen na het gesprek. Opnemen kan per agent worden uitgeschakeld.
- Transcripties en samenvattingen: zolang het account bestaat. Wat er na opheffing van een account met de gegevens gebeurt, staat in het privacybeleid (onderdeel over bewaartermijnen). Zolang er geen uniforme werkwijze is vastgesteld, schorten we het account bij opheffing op en verwijderen we gegevens buiten de belastingdocumenten op uitdrukkelijk verzoek.
- Sms-berichten ontvangen op het mobiele nummer: 90 dagen vanaf ontvangst. De kopie bij Twilio wordt ongeveer 24 uur na de verwerking verwijderd.
- Transcripties voor de wekelijkse kwaliteitscontrole: de originele vorm 14 dagen, de gepseudonimiseerde vorm 8 weken.
- Facturen en boekhoudkundige documenten: zolang de wet dat voorschrijft.
Beveiliging
Alleen wat controleerbaar is in de code, in de configuratie van de dienst en in ons beleid:
- Alle communicatie met de dienst verloopt via HTTPS. De HSTS-header is 2 jaar geldig en de pagina's kunnen niet in een vreemd frame worden ingesloten.
- Het portaal roept onze eigen spraakengine aan via wederzijds geauthenticeerde TLS (mTLS) met een clientcertificaat van onze eigen certificeringsinstantie.
- Wachtwoorden worden alleen als onomkeerbare hash (scrypt) opgeslagen. API-sleutels bewaren we in de database alleen als vingerafdruk; u ziet ze één keer in leesbare vorm, wanneer u ze aanmaakt.
- Inloggegevens van integraties worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM), net als de OAuth-tokens voor Google Agenda.
- De verbinding met de database is versleuteld (TLS).
- Behalve u kan alleen onze ondersteuning bij een opname, wanneer we samen met u een concreet probleem met dat gesprek behandelen. De kwaliteitscontrole werkt uitsluitend met gepseudonimiseerde transcripties.
Wat we nog niet kunnen
- We presenteren de certificeringen van onze leveranciers niet als de onze.
- Automatische pseudonimisering van transcripties voor de kwaliteitscontrole kan af en toe iets missen.
- We publiceren nog geen incidentenoverzicht.
Status van de dienst
De actuele status van het portaal, het telefoonnetwerk, de spraakagents en onze eigen spraakengine staat op de pagina Status van de dienst. De controles zijn echt (database, beschikbaarheid van de operator, spraakagents, een elk uur uitgevoerd testgesprek naar de engine) en de pagina wordt hooguit één keer per minuut ververst.
Juridische documenten
Een verwerkersovereenkomst op grond van art. 28 AVG sturen we op verzoek naar podpora@volai.cz.
Exploitant en contact
volai wordt geëxploiteerd door ANOVIA Finance s.r.o., bedrijfsnummer (IČO) 01757237, statutair gevestigd te Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, Tsjechië, ingeschreven in het handelsregister bij de Stadsrechtbank van Praag, afdeling C, dossier 266323. Btw-plichtig. Voor de gegevens van uw account zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van mensen die uw nummers bellen zijn wij de verwerker en bent u de verwerkingsverantwoordelijke.
Gegevensbescherming, verzoeken van betrokkenen, de verwerkersovereenkomst en beveiligingsmeldingen: podpora@volai.cz.