Wo Ihre Daten liegen und wer sie berührt
Was mit einem Anruf, einer SMS und den Daten Ihres Kontos geschieht: wo sie liegen, wer sie berührt, wie wir sie schützen und wo unsere Grenzen sind. Jeder Satz unten hat eine Quelle im Code, in der Konfiguration des Dienstes oder in unseren Richtlinien. Was wir nicht belegen können, schreiben wir nicht, oder es steht unter Was wir noch nicht können.
Aktualisiert am 1. November 2026.
Die Datenbank liegt in der EU, der Anruf verlässt Europa teilweise
Die Datenbank mit Ihrem Konto, den Transkripten und den Zusammenfassungen liegt in der EU. Der Anruf selbst legt jedoch einen Teil seines Weges außerhalb der EU zurück. Das stellen wir bewusst an den Anfang, weil es hinter dem Satz „Daten in der EU“ leicht untergeht.
Bleibt in der EU
- Konto, Nummern, Anrufprotokolle, Transkripte und Zusammenfassungen: Upstash, Frankfurt.
- Website, Portal und API: Vercel, Frankfurt.
- Anrufsteuerung und Aufzeichnungen unserer eigenen Sprach-Engine: Hetzner, Deutschland.
- Spracherkennung des Anrufers auf unserer eigenen Engine: Soniox, europäischer Endpunkt.
- Primäres Sprachmodell unserer eigenen Engine: Scaleway, Frankreich.
Geht außerhalb der EU, in die USA
- Die Stimme des Agenten auf unserer eigenen Engine: Cartesia.
- Ausweichen des Sprachmodells, wenn das primäre ausfällt: Anthropic, danach Google Gemini.
- Anrufzusammenfassung und Zielbewertung: Anthropic.
- Agenten auf der Standardplattform: der gesamte Anruf einschließlich Aufzeichnungen bei ElevenLabs.
- SMS beim Zusatz Mobilnummer: Twilio.
Wo die Daten liegen
| Was | Wo | Wer betreibt es |
|---|---|---|
| Konto, Nummern, Anrufprotokolle, Nachrichten, Transkripte und Zusammenfassungen | Frankfurt (Region eu-central-1), eine einzige Region ohne Replikat außerhalb davon | Upstash |
| Website, Portal und API | Frankfurt (fra1) | Vercel |
| Unsere eigene Sprach-Engine (Anrufsteuerung, Medienschicht) | Zwei Knoten in Deutschland (Falkenstein und Nürnberg) | Hetzner |
| Aufzeichnungen von Anrufen, die unsere eigene Engine bearbeitet | Deutschland (Hetzner Object Storage, Falkenstein) | Hetzner |
| Aufzeichnungen von Agenten auf der Standardplattform | USA | ElevenLabs |
Unterauftragsverarbeiter
Dienstleister, die die Daten von Anrufern oder SMS-Absendern berühren:
| Dienstleister | Zweck | Land | Bedingungen |
|---|---|---|---|
| Odorik | Telefonnummern, Anrufvermittlung, SMS-Zustellung | Tschechische Republik | Servicebedingungen (tschechisch) |
| Hetzner | Server unserer eigenen Engine und Speicher für Aufzeichnungen | Deutschland | Bedingungen des Dienstleisters |
| Soniox | Spracherkennung auf unserer eigenen Engine | EU | Bedingungen des Dienstleisters |
| Cartesia | Sprachsynthese auf unserer eigenen Engine | USA | öffentlicher AVV des Dienstleisters |
| Google Cloud Text-to-Speech | Sprachsynthese für ältere Agenten | EU | Google Cloud DPA |
| ElevenLabs | Agenten auf der Standardplattform, Ausweichstimme | USA | öffentlicher AVV des Dienstleisters |
| Scaleway | primäres Sprachmodell unserer eigenen Engine | Frankreich | Bedingungen des Dienstleisters |
| Anthropic | Ausweichen des Sprachmodells, Anrufzusammenfassung und Zielbewertung, wöchentliche Qualitätsprüfung anhand pseudonymisierter Transkripte | USA | öffentlicher AVV des Dienstleisters |
| Google (Gemini) | zweites Ausweichen des Sprachmodells | USA | wir stützen uns auf die Garantien des Dienstleisters |
| Upstash | Datenbank | EU (Frankfurt) | öffentlicher AVV des Dienstleisters |
| Vercel | Hosting von Website, Portal und API | EU (Frankfurt) | öffentlicher AVV des Dienstleisters |
| Twilio | Mobilnummer (Zusatz) und der Health-Check-Anruf der Engine | USA | öffentlicher AVV des Dienstleisters |
| DIDWW Ireland Limited | Nummer für Anrufe und SMS und Nummer in einem anderen Land | Irland | Datenschutzhinweis |
Die Links führen zu den öffentlichen Dokumenten der Dienstleister. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag senden wir auf Anfrage, siehe Rechtsdokumente.
Weitere Dienstleister übernehmen E-Mail, Zahlungen, Adressautovervollständigung, Betriebsmeldungen und Werbemessung (nur mit Ihrer Einwilligung). Zweck, Land und Aufbewahrung stehen in der Datenschutzerklärung, Abschnitt 5. Änderungen dieser Liste vermerken wir hier, und das Aktualisierungsdatum oben ändert sich.
Getrennt von den obigen Dienstleistern: Wenn Sie einen Webhook, einen Kalender (Google oder Apple), die Rechnungsstellung (Fakturoid, ABRA Flexi) oder einen Assistenten (ChatGPT, Claude) über OAuth oder einen API-Schlüssel verbinden, fließen Daten auf Ihre Anweisung dorthin, und Ihr Konto trägt die Verantwortung für diesen Empfänger. Dasselbe gilt für einen Agenten eines Dritten, den Sie über SIP verbinden.
Wie lange wir Daten aufbewahren
- Anrufaufzeichnungen: werden 90 Tage nach dem Anruf gelöscht. Die Aufzeichnung lässt sich pro Agent ausschalten.
- Transkripte und Zusammenfassungen: für die Lebensdauer des Kontos. Was nach der Kündigung eines Kontos mit den Daten geschieht, beschreibt die Datenschutzerklärung (Abschnitt zur Aufbewahrung). Bis ein einheitliches Verfahren festgelegt ist, sperren wir das Konto bei der Kündigung und löschen Daten über die Steuerbelege hinaus auf ausdrückliche Anfrage.
- Auf der Mobilnummer empfangene SMS: 90 Tage ab Empfang. Die Kopie bei Twilio wird etwa 24 Stunden nach der Verarbeitung gelöscht.
- Transkripte für die wöchentliche Qualitätsprüfung: die Originalfassung 14 Tage, die pseudonymisierte Fassung 8 Wochen.
- Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: so lange, wie es das Gesetz verlangt.
Sicherheit
Nur das, was sich im Code, in der Konfiguration des Dienstes und in unseren Richtlinien überprüfen lässt:
- Die gesamte Kommunikation mit dem Dienst läuft über HTTPS. Der HSTS-Header gilt 2 Jahre, und die Seiten lassen sich nicht in einen fremden Frame einbetten.
- Das Portal ruft unsere eigene Sprach-Engine über gegenseitig authentifiziertes TLS (mTLS) mit einem Clientzertifikat unserer eigenen Zertifizierungsstelle auf.
- Passwörter werden nur als nicht umkehrbarer Hash (scrypt) gespeichert. API-Schlüssel liegen in der Datenbank nur als Fingerabdruck; im Klartext sehen Sie sie einmal, beim Erstellen.
- Zugangsdaten für Integrationen werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), ebenso die OAuth-Token für Google Calendar.
- Die Verbindung zur Datenbank ist verschlüsselt (TLS).
- Außer Ihnen kann unser Support auf eine Aufzeichnung zugreifen, wenn er mit Ihnen ein konkretes Problem mit diesem Anruf klärt. Die Qualitätsprüfung arbeitet nur mit pseudonymisierten Transkripten.
Was wir noch nicht können
- Zertifizierungen unserer Dienstleister geben wir nicht als eigene aus.
- Die automatische Pseudonymisierung der Transkripte für die Qualitätsprüfung kann gelegentlich etwas übersehen.
- Eine Vorfallhistorie veröffentlichen wir noch nicht.
Dienststatus
Den aktuellen Status von Portal, Telefonnetz, Sprachagenten und unserer eigenen Sprach-Engine finden Sie auf der Seite Dienststatus. Die Prüfungen sind echt (Datenbank, Erreichbarkeit der Netzbetreiber, Sprachagenten, ein stündlicher Testanruf an die Engine), und die Seite wird höchstens einmal pro Minute aktualisiert.
Rechtsdokumente
- Nutzungsbedingungen
- Datenschutzerklärung, einschließlich der vollständigen Tabelle der Auftragsverarbeiter
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO senden wir auf Anfrage an podpora@volai.cz.
Betreiber und Kontakt
volai wird betrieben von ANOVIA Finance s.r.o., Firmennummer (IČO) 01757237, Sitz Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, Tschechische Republik, eingetragen im Handelsregister des Stadtgerichts Prag, Abteilung C, Einlage 266323. MwSt.-pflichtig. Für die Daten Ihres Kontos sind wir der Verantwortliche. Für die Daten der Personen, die Ihre Nummern anrufen, sind wir der Auftragsverarbeiter und Sie der Verantwortliche.
Datenschutz, Betroffenenanfragen, Auftragsverarbeitungsvertrag und Sicherheitsmeldungen: podpora@volai.cz.