Datenschutzerklärung

Dieses Dokument beschreibt, welche personenbezogenen Daten volai zu welchem Zweck verarbeitet, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Sie nach der DSGVO haben. Es gilt für Nutzer des Dienstes ebenso wie für Personen, die über den Dienst angerufen werden oder denen SMS gesendet werden, und für Personen, die an die Mobilnummer eines Kunden eine SMS senden oder die „Nummer für Anrufe und SMS“ eines Kunden anschreiben oder anrufen.

1. Wer der Verantwortliche ist

Verantwortlicher ist die ANOVIA Finance s.r.o. (IČO 01757237) mit Sitz in Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, Tschechische Republik, eingetragen im Handelsregister des Stadtgerichts Prag (Městský soud v Praze), Abteilung C, Einlage 266323. Bei allen Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten kontaktieren Sie uns unter podpora@volai.cz.

Der volai-Connector für OpenAI wird von der Fabikonam, s.r.o. (IČO 23918560) mit Sitz in Dominikánské náměstí 656/2, Brno-město, 602 00 Brünn, Tschechische Republik, im Auftrag der ANOVIA Finance s.r.o. veröffentlicht. Fabikonam handelt ausschließlich als Herausgeber des Connectors und verarbeitet keine Kundendaten von volai. Die ANOVIA Finance s.r.o. verarbeitet diese Daten weiterhin in den in dieser Erklärung beschriebenen Rollen, einschließlich ihrer Rolle als Auftragsverarbeiterin des Kunden für Anrufinhalte.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: E-Mail-Adresse, Name, gehashtes Passwort und Adresse (wenn Sie eine geografische Telefonnummer erwerben - erforderlich für Zwecke des Notrufs).
• Telefonie-Metadaten: Telefonnummern (bei empfangenen SMS auch Nummer oder Name des Absenders), Zeitpunkt und Dauer von Anrufen und SMS, Richtung und Status sowie der für jede Leistung berechnete Preis.
• Inhalt der Kommunikation: Text gesendeter und empfangener SMS (empfangene nur bei Kunden mit dem Zusatzdienst Mobilnummer oder mit einer „Nummer für Anrufe und SMS“) sowie Transkripte und Zusammenfassungen von Anrufen mit dem Sprachagenten.
• Anrufaufzeichnungen: Tonaufzeichnungen von Anrufen, die der Sprachagent führt. Die Aufzeichnung lässt sich am Agenten ausschalten; Aufzeichnungen löschen wir 90 Tage nach dem Anruf.
• Aus Anrufen erfasste Daten: Informationen, die der Agent nach der Konfiguration des Kunden aus einem Anruf erfasst (zum Beispiel ein Name, ein Datum oder eine Bestellnummer). Den Umfang dieser Daten bestimmt der Kunde durch die Konfiguration seines Agenten - wir wissen nicht im Voraus, was er zu erfassen wählt.
• Zahlungen und Rechnungen: Verlauf der Guthabenaufladungen (Betrag, Datum), Rechnungsdaten (Firmenname, IČO, USt-IdNr., Adresse) und ausgestellte Steuerrechnungen - Kartendaten verarbeitet ausschließlich das Zahlungsgateway, sie gelangen nie zu uns.
• Technische Aufzeichnungen: IP-Adresse, Kennung von Browser und API-Schlüssel sowie Zugriffsprotokolle zur Erkennung von Sicherheitsvorfällen und Missbrauch.
• Registrierungsquelle: wie Sie volai gefunden haben - Kampagnenparameter aus der Adresse (utm_source und ähnliche), die Adresse der verweisenden Seite ohne Parameter und die erste besuchte Seite. Wir erfassen diese Angaben einmalig bei der Erstellung des Kontos, um zu erfahren, welche Wege zu uns führen; ohne Ihre Einwilligung in die Messung wird dafür nichts in Ihrem Browser gespeichert.
• Gewählte Paketstufe: Wenn Sie auf der Website eine Stufe des Monatspakets wählen und sich von dort aus registrieren oder anmelden, speichern wir sie 30 Tage lang mit Ihrem Konto. Wir verwenden sie, um Sie nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse zum Einschalten des Pakets zu führen, auch wenn Sie später zur Bestätigung zurückkehren, und um zu erfahren, wie viele Personen von der Website das Paket tatsächlich einschalten (unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Angebots). Getrennt davon zählen wir aggregiert, wie viele Konten welchen Schritt auf dem Weg zur Bezahlung eines Pakets durchlaufen haben (von der Website ebenso wie vom Portal oder der API); diese aggregierten Zähler enthalten keine Kontenliste und werden nach 120 Tagen gelöscht. Der Eintrag der gewählten Stufe löscht sich nach 30 Tagen selbst.

Google Kalender: Verbindungen und Termindaten

Die Verbindung mit Google Kalender ist optional und nutzt den Zustimmungsbildschirm von Google. Volai liest Ihre Kalenderliste (Kennungen, Namen, Zeitzonen und Zugriffsrollen) und Termindaten (Titel, Beginn, Ende, Status und Revision). Diese Daten dienen dazu, Kalender anzuzeigen, nach Ihrer Bestätigung den Titel oder die Zeit eines Termins zu ändern und einer Aufgabe, an die Sie den Termin anhängen, Informationen bereitzustellen.

OAuth-Zugriffs- und -Aktualisierungstokens speichern wir verschlüsselt. Unsere Web-Infrastruktur verarbeitet Kalenderanfragen, und unsere Datenbank speichert den Verbindungseintrag. Ihr Google-Passwort erhalten wir nicht. Das Trennen im Portal löscht die gespeicherte Verbindung und die Tokens; den Zugriff von Volai können Sie auch in Ihrem Google-Konto widerrufen. Ihre ursprünglichen Google-Termine werden dadurch nicht gelöscht. Daten, die bereits in Aufgaben und den Verlauf kopiert wurden, folgen den Aufbewahrungsfristen in Abschnitt 4.

Wenn Sie REST-API oder MCP nutzen, geben wir die angeforderten Kalenderdaten an den Client zurück, den Sie über die volai-Anmeldung (OAuth) autorisiert oder dem Sie Ihren volai-API-Schlüssel anvertraut haben; das kann ein externer KI-Assistent sein. Wenn Sie einen Termin an eine Sprachaufgabe anhängen, können sein Titel und seine Zeit Teil des Anrufkontexts werden, den die unten aufgeführten KI-Sprachanbieter verarbeiten. Die Weitergabe dient der von Ihnen gewählten Funktion. Google-Tokens senden wir nicht an diese Clients.

Wir verkaufen Google-Kalender-Daten nicht und verwenden sie weder für Werbe-Targeting noch zum Training allgemeiner KI-Modelle. Volai verwendet Daten, die über Google-APIs erlangt werden, im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen der eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Google-Richtlinie zu Nutzerdaten der API

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten in erster Linie zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen - damit wir eine Nummer bereitstellen, einen Anruf verbinden, eine SMS senden oder den Sprachagenten betreiben und dies korrekt abrechnen können. Technische Aufzeichnungen und Sicherheitsprotokolle verarbeiten wir auf Grundlage des berechtigten Interesses (Verhinderung von Betrug und Missbrauch). E-Mails zu Ihrem Konto (Bestätigung, niedriges Guthaben) sind ein notwendiger Teil des Dienstes; jede weitere Kommunikation würde nur mit Ihrer Einwilligung erfolgen.

Anrufaufzeichnungen und Daten, die der Agent aus einem Anruf erfasst, verarbeiten wir ebenfalls auf Grundlage der Vertragserfüllung - dies sind Funktionen, die der Kunde an seinem Agenten aktiviert hat und die wir sonst nicht erbringen könnten. Gegenüber dem Anrufer ist Verantwortlicher dieser Daten der Kunde, der den Agenten betreibt; wir handeln in diesem Verhältnis als Auftragsverarbeiter und befolgen seine Weisungen. Den Anrufer darüber zu informieren, dass der Anruf aufgezeichnet wird und was der Agent erfasst, ist daher Sache des Kunden.

Über diese Rolle hinaus werten wir einmal pro Woche auch die Anrufe aus, die unsere eigene Sprach-Engine in der vergangenen Woche geführt hat, um die Qualität des Dienstes zu prüfen und zu verbessern. Das Transkript des Anrufs wird zunächst automatisch pseudonymisiert, ohne ein KI-Modell zu verwenden: Namen, Firmen, Orte, E-Mail-Adressen, Websites, Kontonummern und andere sensible Nummern werden durch Platzhalter und Telefonnummern durch zufällige Ziffern ersetzt. Die Pseudonymisierung ist automatisiert und kann gelegentlich etwas übersehen. Das pseudonymisierte Transkript bewertet anschließend ein Sprachmodell in der Rolle eines unabhängigen „Richters“. In diesem Umfang handeln wir nicht als Ihr Auftragsverarbeiter nach Ihren Weisungen, sondern in unserem eigenen Interesse als Betreiber; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Qualität und Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Ergebnis sind aggregierte Statistiken und Qualitätswerte für unseren internen Gebrauch; an Kunden oder Anrufer wird nichts zurückgegeben. Wenn Sie nicht möchten, dass die Anrufe Ihrer Agenten in die Auswertung einbezogen werden, schreiben Sie an die Support-Adresse im Abschnitt 9, und wir nehmen Ihr Konto aus der Auswertung heraus. Ebenso kann jederzeit jede Person widersprechen, mit der der Agent gesprochen hat: Senden Sie einfach Ihre Telefonnummer an dieselbe Adresse, und wir beziehen Ihre Anrufe nicht mehr in die Auswertung ein.

4. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren Daten auf, solange Ihr Konto besteht. Nach dessen Kündigung löschen wir Telefonnummern, Transkripte und Nachrichteninhalte innerhalb von 30 Tagen, mit Ausnahme von Daten, die wir gesetzlich länger aufbewahren müssen (zum Beispiel Buchführungsunterlagen zu Zahlungen, für den nach den Steuervorschriften erforderlichen Zeitraum). Sicherheits-Zugriffsprotokolle werden in der Regel 90 Tage aufbewahrt. SMS, die an einer Mobilnummer empfangen wurden (Text, Nummer des Absenders und Zeit), werden 90 Tage nach dem Empfang aufbewahrt und dann gelöscht. Dasselbe gilt für SMS, die an einer „Nummer für Anrufe und SMS“ empfangen wurden. Anrufaufzeichnungen löschen wir 90 Tage nach dem Anruf, unabhängig davon, ob das Konto weiter besteht - das Transkript des Anrufs bleibt in Ihrem Konto. Transkripte, die wir für die in Abschnitt 3 beschriebene wöchentliche Qualitätsauswertung herunterladen, werden 14 Tage in ihrer ursprünglichen Form und in pseudonymisierter Form zusammen mit den Bewertungen 8 Wochen aufbewahrt; nach Ablauf der Frist löscht sie die nächste wöchentliche Bereinigung. Ausnahme ist ein Ankersatz von etwa 20 pseudonymisierten Anrufen, mit dem wir messen, wie stabil die Bewertungen im Zeitverlauf sind und den wir jedes Quartal erneuern. Das Schließen des Kontos löscht diese Kopien nicht; sie werden für die oben genannten Zeiträume aufbewahrt, und auf Anfrage löschen wir sie früher. Aggregierte Auswertungsergebnisse, die sich keinem bestimmten Anruf mehr zuordnen lassen, bewahren wir länger auf.

5. Auftragsverarbeiter und Empfänger der Daten

Bei der Verarbeitung unterstützen uns geprüfte Lieferanten. Mit den Auftragsverarbeitern in der Tabelle unten haben wir Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen, mit Ausnahme von DIDWW Ireland Limited: Für DIDWW gelten dessen Bedingungen und dessen Datenschutzhinweis (https://www.didww.com/privacy-notice). Die Empfänger gehören zu den folgenden Kategorien:

• Cloud-Infrastruktur und Datenbank: Hosting der Anwendung und der Datenbank, in der Konto-, Nummern-, Anruf- und Nachrichtendaten gespeichert sind, sowie anonyme Messung des Website-Verkehrs. Server in der EU.
• Telekommunikationsbetreiber: Stellt technisch die Telefonnummern bereit und überträgt Anrufe und SMS. Ein tschechischer Betreiber, Betrieb in der Tschechischen Republik. Beim Zusatzdienst Mobilnummer stammen Nummer und SMS-Übertragung von einem US-Anbieter (siehe Tabelle unten), nicht von einem tschechischen Betreiber. Bei der „Nummer für Anrufe und SMS“ stammen Nummer, Anrufe und SMS von einem irischen Anbieter (siehe Tabelle unten), nicht von einem tschechischen Betreiber.
• Anbieter der KI-Sprachtechnologie: Verarbeitet Anrufe mit dem Sprachagenten, ihre Aufzeichnungen und Transkripte. Bei Agenten auf der Standardplattform werden Tonaufzeichnungen 90 Tage bei diesem Anbieter gespeichert und liegen nie direkt bei uns. Eine etwaige Übermittlung außerhalb der EU ist durch Standardvertragsklauseln abgedeckt.
• Zahlungsgateway: Verarbeitet Zahlungskarten beim Aufladen von Guthaben. Kartendaten gelangen nie direkt zu uns.
• E-Mail-Infrastruktur: Versendet Transaktions-E-Mails (Kontobestätigung, Warnungen bei niedrigem Guthaben).
• Werbeplattform: Misst die Wirksamkeit unserer Werbung - nur mit Ihrer Einwilligung (siehe Abschnitt 8). Den Mechanismus einer etwaigen Übermittlung außerhalb der EU (zum Beispiel das EU-US Data Privacy Framework) dokumentieren wir nicht selbst und stützen uns auf die eigenen Garantien des Lieferanten nach der DSGVO.
• Infrastruktur der eigenen Sprach-Engine: Server, auf denen die eigene Sprach-Engine von volai läuft (Anrufsteuerung, Medienschicht, Erkennung des Äußerungsendes) - verwendet für Agenten, die auf diese Engine umgestellt sind. Spracherkennung und Sprachsynthese sowie das Sprachmodell, das das Gespräch führt, stellen Lieferanten der folgenden zwei Kategorien bereit. Bei Agenten auf der eigenen Engine speichern diese Server auch Anrufaufzeichnungen und Transkripte. Server in der EU.
• Spracherkennung und Sprachsynthese der eigenen Sprach-Engine: Wandelt die Sprache des Anrufers in Text und die Antwort des Agenten zurück in Sprache um, für Agenten auf der eigenen Sprach-Engine. Eine etwaige Übermittlung außerhalb der EU ist durch Standardvertragsklauseln abgedeckt.
• Sprachmodell der eigenen Sprach-Engine: Führt das Gespräch des Sprachagenten auf der eigenen Engine - entscheidet, was der Agent während des Anrufs sagt. Bei einigen Lieferanten dieser Kategorie ist eine etwaige Übermittlung außerhalb der EU durch Standardvertragsklauseln abgedeckt; bei den übrigen dokumentieren wir dies nicht selbst und stützen uns auf die eigenen Garantien des Lieferanten nach der DSGVO.
• Zusammenfassung und Auswertung von Anrufen: Erstellt nach Ende eines Anrufs eine Textzusammenfassung und bewertet - wenn für den Agenten ein Ziel festgelegt ist - anhand des Transkripts, ob es erreicht wurde. Bei Anrufen, die die eigene Sprach-Engine geführt hat, bewertet sie zusätzlich einmal pro Woche die Qualität des Sprachagenten anhand eines pseudonymisierten Transkripts (siehe Abschnitt 3). Eine etwaige Übermittlung außerhalb der EU ist durch Standardvertragsklauseln abgedeckt.

Daten übermitteln wir nur in dem Umfang in die USA, der für den Betrieb und die oben beschriebene wöchentliche Qualitätsauswertung nötig ist. Bei Cartesia, ElevenLabs und Anthropic ist diese Übermittlung durch EU-Standardvertragsklauseln in deren eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) abgedeckt - das haben wir direkt auf deren öffentlich zugänglicher DPA-Seite überprüft. Bei den übrigen Lieferanten mit Sitz in den USA (Resend, Stripe, Twilio, Google (Gemini) und Meta) beanspruchen wir selbst keinen bestimmten Übermittlungsmechanismus und stützen uns auf deren eigene Garantien nach der DSGVO.

Wir geben Daten an niemanden sonst weiter, außer wenn das Gesetz es verlangt, und mit Ausnahme der Übermittlungen an das System des Kunden oder an einen Client, den er verbindet, wie in den folgenden Absätzen beschrieben.

Ein Sonderfall ist das Tool des Sprachagenten: Wenn ein Kunde eines konfiguriert, senden wir während des Anrufs eine Anfrage an die von ihm angegebene Adresse, zusammen mit den Daten, die er im Tool festgelegt hat - typischerweise die Nummer des Anrufers und Informationen, die während des Anrufs erfasst wurden. In diesem Moment ist der Empfänger das System des Kunden, nicht ein weiterer Lieferant von uns; der Kunde bestimmt sowohl den Umfang der gesendeten Daten als auch die Sicherheit des Zielsystems.

Wenn Sie eine externe Anwendung oder einen KI-Assistenten über die volai-Anmeldung (OAuth) oder einen API-Schlüssel verbinden, geben wir die Daten zurück, die durch die autorisierten Aufrufe dieses Clients angefordert werden. Empfänger ist der von Ihnen gewählte Client und sein Anbieter, zum Beispiel OpenAI bei Verwendung von ChatGPT oder Anthropic bei Verwendung von Claude. Je nach aufgerufener Funktion können dazu Ihre Kontokennung und E-Mail-Adresse, das Guthaben, Telefonnummern und Einstellungen einschließlich SIP-Zugangsdaten, Kontakte, Anrufe, Aufzeichnungen, Transkripte, SMS, Agentenkonfigurationen, Aufgaben, Rechnungen und Daten verbundener Kalender gehören. Diese Übermittlung dient der Funktion, die Sie über den Client nutzen; sie macht Fabikonam, den Herausgeber des Connectors, nicht zum Empfänger von Kundendaten.

Bevor eine OAuth-Verbindung genehmigt wird, zeigen wir die angeforderten Berechtigungen an, einschließlich Kontoänderungen und kostenpflichtiger Aktionen. Den Zugriff können Sie jederzeit im Portal unter API und MCP widerrufen; API-Schlüssel lassen sich in der Zugriffsverwaltung widerrufen. Der Widerruf verhindert die weitere Nutzung dieses Zugriffs, löscht aber keine Daten, die bereits an den externen Client gesendet wurden, und macht keine abgeschlossenen Anrufe, Nachrichten oder Bestellungen rückgängig. Die weitere Verarbeitung, Aufbewahrung und Löschung seiner Kopien durch den Anbieter des Clients richtet sich nach dessen Bedingungen, dessen Datenschutzerklärung und Ihren Kontoeinstellungen bei diesem Anbieter. Die Aufbewahrung durch volai folgt weiterhin Abschnitt 4 dieser Erklärung.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, auf deren Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses. Senden Sie Ihre Anfrage einfach an podpora@volai.cz, und wir bearbeiten sie unverzüglich. Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten, haben Sie das Recht, bei der tschechischen Datenschutzbehörde (Úřad pro ochranu osobních údajů) unter uoou.cz Beschwerde einzulegen.

7. Sicherheit

Passwörter speichern wir nur als nicht umkehrbaren Hash (scrypt), und API-Schlüssel speichern wir in der Datenbank nur als Fingerabdruck - den Klartext sehen Sie nur einmal, bei der Erstellung. Die gesamte Kommunikation ist über HTTPS verschlüsselt. Sensible Daten (Passwörter, Schlüssel, Zugriffstokens des Betreibers) werden nie in Betriebsprotokolle geschrieben.

8. Cookies und Messung des Datenverkehrs

Wir verwenden notwendige Cookies, um Sie angemeldet zu halten und Formulare funktionsfähig zu machen. Ohne sie würde der Dienst nicht funktionieren, daher holen wir dafür keine Einwilligung ein.

Den Datenverkehr der Website misst ein Werkzeug, das der Betreiber unserer Cloud-Infrastruktur betreibt (siehe Abschnitt 5): Es zählt Seitenaufrufe sowie grobe Geräte-, Browser- und Länderdaten. Es speichert keine Cookies oder sonstigen Daten in Ihrem Browser und verknüpft einzelne Besucher weder miteinander noch seitenübergreifend, daher holen wir dafür keine Einwilligung ein. Die Seitenadresse kürzen wir vor dem Senden: Ein Link zur Kontobestätigung oder zum Zurücksetzen des Passworts sendet niemals Ihre E-Mail-Adresse oder Ihren einmaligen Token.

Außerdem messen wir, ob unsere Werbung auf Facebook und Instagram wirkt - konkret, wie viele Personen sich nach dem Sehen registriert und Guthaben aufgeladen haben. Dafür nutzen wir Werkzeuge von Meta, die eigene Cookies in Ihrem Browser speichern und Meta die besuchte Seite, Ihre Registrierung und Ihre Guthabenaufladung senden (Ihre E-Mail-Adresse nur als nicht umkehrbaren Hash, nie in lesbarer Form). Ebenso messen wir die Wirksamkeit unserer Werbung in der Google-Suche: Bei der Registrierung speichern wir die Klick-Kennung aus der Adresse in Ihrem Konto und teilen Google später mit, wann Sie Ihr Konto aktiviert und zum ersten Mal Guthaben aufgeladen haben (keine E-Mail-Adresse, nur die Klick-Kennung, den Zeitpunkt und den Betrag). Diese Messung schalten wir nur ein, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilen im Banner, das bei Ihrem ersten Besuch erscheint. Bis zu Ihrer Einwilligung wird überhaupt kein Code für Werbemessung geladen.

Die Einwilligung ist freiwillig, hat keinen Einfluss auf die Funktion von volai, und Sie können sie jederzeit widerrufen - löschen Sie die Cookies dieser Website in Ihrem Browser, und das Banner fragt erneut. Ihre Einwilligung merken wir uns ein Jahr lang.

9. Kontakt

Bei allen Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter podpora@volai.cz. Die Bedingungen für die Nutzung des Dienstes sind gesondert in den Nutzungsbedingungen.