Polityka prywatności

Dokument opisuje, jakie dane osobowe przetwarza volai, w jakim celu, jak długo je przechowujemy i jakie prawa przysługują Państwu na podstawie RODO. Dotyczy użytkowników usługi, osób, do których dzwoni się lub którym wysyła się SMS-y za pośrednictwem usługi, oraz osób piszących SMS-y na numer komórkowy klienta albo piszących lub dzwoniących na numer klienta w ramach produktu numer do połączeń i SMS.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych jest ANOVIA Finance s.r.o. (IČO 01757237) z siedzibą pod adresem Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, Republika Czeska, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze (Městský soud v Praze), dział C, wkładka 266323. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem podpora@volai.cz.

Konektor volai dla OpenAI jest publikowany z upoważnienia ANOVIA Finance s.r.o. przez spółkę Fabikonam, s.r.o. (IČO 23918560) z siedzibą pod adresem Dominikánské náměstí 656/2, Brno-město, 602 00 Brno, Republika Czeska. Fabikonam wyłącznie publikuje konektor i nie przetwarza danych klientów volai. ANOVIA Finance s.r.o. nadal przetwarza te dane w rolach opisanych w niniejszej polityce, w tym w roli podmiotu przetwarzającego na rzecz klienta w odniesieniu do treści połączeń.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Konto: adres e-mail, imię i nazwisko, zahaszowane hasło oraz adres (jeśli kupują Państwo numer geograficzny - jest wymagany ze względu na połączenia alarmowe).
• Metadane telefoniczne: numery telefonów (przy odebranych SMS-ach także numer lub nazwa nadawcy), czas i długość połączeń i SMS-ów, kierunek i status oraz cena naliczona za każdą czynność.
• Treść komunikacji: treść wysłanych i odebranych SMS-ów (odebranych tylko u klientów z dodatkiem numer komórkowy lub z produktem numer do połączeń i SMS) oraz transkrypcje i podsumowania połączeń z agentem głosowym.
• Nagrania połączeń: nagrania dźwiękowe połączeń obsłużonych przez agenta głosowego. Nagrywanie można wyłączyć przy agencie; nagrania usuwamy 90 dni po połączeniu.
• Dane zebrane z połączeń: informacje, które agent zbiera z połączenia zgodnie z konfiguracją klienta (na przykład imię i nazwisko, data lub numer zamówienia). Zakres tych danych określa klient konfiguracją swojego agenta - nie wiemy z góry, co postanowi zbierać.
• Płatności i faktury: historia doładowań salda (kwota, data), dane do faktury (nazwa firmy, IČO, DIČ, adres) i wystawione faktury VAT - dane karty przetwarza wyłącznie bramka płatnicza i nigdy do nas nie trafiają.
• Zapisy techniczne: adres IP, identyfikacja przeglądarki i klucza API oraz logi dostępu, w celu zapewnienia bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć.
• Źródło rejestracji: jak Państwo znaleźli volai - parametry kampanii z adresu (utm_source i podobne), adres strony odsyłającej bez parametrów i pierwsza odwiedzona strona. Zapisujemy je jednorazowo przy zakładaniu konta, aby wiedzieć, które drogi do nas prowadzą; bez Państwa zgody na pomiar nic w tym celu nie jest zapisywane w Państwa przeglądarce.
• Wybrany poziom abonamentu: jeśli wybiorą Państwo poziom abonamentu miesięcznego na stronie i stamtąd się zarejestrują lub zalogują, zapisujemy go przy koncie na 30 dni. Używamy go, aby po potwierdzeniu e-maila przenieść Państwa do włączenia abonamentu, nawet jeśli wrócą Państwo do weryfikacji później, oraz aby wiedzieć, ilu użytkowników ze strony faktycznie włącza abonament (nasz prawnie uzasadniony interes w ulepszaniu oferty). Osobno zliczamy zbiorczo, ile kont przeszło przez poszczególne kroki prowadzące do opłacenia abonamentu (ze strony, z portalu i z API); te zbiorcze liczniki nie zawierają listy kont i są usuwane po 120 dniach. Zapis wybranego poziomu sam się usuwa po 30 dniach.

Kalendarz Google: połączenia i dane wydarzeń

Połączenie z Kalendarzem Google jest opcjonalne i odbywa się przez ekran zgody Google. Volai odczytuje listę kalendarzy (identyfikatory, nazwy, strefy czasowe i role dostępu) oraz dane wydarzeń (tytuł, początek, koniec, status i rewizja). Wykorzystuje je do wyświetlania kalendarzy, zmiany tytułu lub czasu wydarzenia po Państwa potwierdzeniu oraz do dostarczania informacji zadaniu, do którego dołączą Państwo wydarzenie.

Tokeny dostępu i odświeżania OAuth przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Żądania dotyczące kalendarza przetwarza nasza infrastruktura webowa, a zapis połączenia przechowuje nasza baza danych. Nie otrzymujemy Państwa hasła do Google. Odłączenie w portalu usuwa zapisane połączenie i tokeny; dostęp volai można także cofnąć na Koncie Google. Nie usuwa to Państwa oryginalnych wydarzeń w Google. Dane już skopiowane do zadań i historii podlegają okresom przechowywania z punktu 4.

Gdy korzystają Państwo z REST API lub MCP, zwracamy żądane dane kalendarza klientowi, którego Państwo upoważnili przez logowanie volai (OAuth) lub któremu powierzyli Państwo swój klucz API volai; może to być zewnętrzny asystent AI. Jeśli dołączą Państwo wydarzenie do zadania głosowego, jego tytuł i czas mogą stać się częścią kontekstu połączenia przetwarzanego przez wymienionych poniżej dostawców głosowej AI. Udostępnienie służy funkcji, którą Państwo wybrali. Tokenów Google tym klientom nie przekazujemy.

Nie sprzedajemy danych z Kalendarza Google ani nie wykorzystujemy ich do targetowania reklam ani do trenowania modeli AI ogólnego przeznaczenia. Volai wykorzystuje dane uzyskane przez interfejsy API Google zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami ograniczonego użycia (Limited Use).

Polityka danych użytkownika Google API

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Dane przetwarzamy przede wszystkim w celu wykonania umowy z Państwem - abyśmy mogli udostępnić numer, połączyć rozmowę, wysłać SMS lub uruchomić agenta głosowego i prawidłowo to rozliczyć. Zapisy techniczne i logi bezpieczeństwa przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (zapobieganie oszustwom i nadużyciom). E-maile dotyczące konta (weryfikacja, niskie saldo) są niezbędną częścią usługi; wszelka dalsza komunikacja byłaby wysyłana wyłącznie za Państwa zgodą.

Nagrania połączeń i dane zebrane przez agenta z połączenia przetwarzamy również na podstawie wykonania umowy - są to funkcje włączone przez klienta u jego agenta, a bez tego nie moglibyśmy ich zapewnić. W odniesieniu do rozmówcy administratorem tych danych jest klient, który prowadzi agenta; w tej relacji działamy jako podmiot przetwarzający i stosujemy się do jego poleceń. Poinformowanie rozmówcy, że połączenie jest nagrywane i co agent zbiera, jest więc obowiązkiem klienta.

Poza tą rolą raz w tygodniu oceniamy także połączenia obsłużone przez nasz własny silnik głosowy w minionym tygodniu, aby sprawdzać i poprawiać jakość usługi. Transkrypcja połączenia jest najpierw automatycznie spseudonimizowana, bez użycia modelu AI: imiona i nazwiska, firmy, miejsca, adresy e-mail, strony internetowe, numery kont i inne wrażliwe numery są zastępowane symbolami zastępczymi, a numery telefonów losowymi cyframi. Pseudonimizacja jest zautomatyzowana i może sporadycznie coś pominąć. Spseudonimizowaną transkrypcję ocenia następnie model językowy w roli niezależnego „sędziego”. W tym zakresie nie działamy jako Państwa podmiot przetwarzający na Państwa polecenie, lecz we własnym interesie jako operator; podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w jakości i ulepszaniu usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wynikiem są zbiorcze statystyki i oceny jakości do naszego użytku wewnętrznego; nic nie jest zwracane klientom ani rozmówcom. Jeśli nie chcą Państwo, aby połączenia Państwa agentów były uwzględniane w ocenie, prosimy napisać na adres e-mail wsparcia podany w punkcie 1, a wyłączymy Państwa konto z oceny. Sprzeciw w ten sam sposób może w każdej chwili wnieść każdy, z kim agent rozmawiał: wystarczy przesłać swój numer telefonu na ten sam adres, a przestaniemy uwzględniać jego połączenia w ocenie.

4. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy tak długo, jak istnieje Państwa konto. Po jego zamknięciu usuwamy numery telefonów, transkrypcje i treść wiadomości w ciągu 30 dni, z wyjątkiem danych, które zgodnie z prawem musimy przechowywać dłużej (na przykład dokumentacja księgowa płatności, przez okres wymagany przepisami podatkowymi). Logi dostępu związane z bezpieczeństwem przechowujemy zazwyczaj przez 90 dni. SMS-y odebrane na numer komórkowy (treść, numer nadawcy i czas) przechowujemy przez 90 dni od odebrania, a następnie usuwamy. To samo dotyczy SMS-ów odebranych w ramach produktu numer do połączeń i SMS. Nagrania połączeń usuwamy 90 dni po połączeniu, niezależnie od tego, czy konto nadal istnieje - transkrypcja połączenia pozostaje na koncie. Transkrypcje, które pobieramy do cotygodniowej oceny jakości opisanej w punkcie 3, przechowujemy w oryginalnej postaci przez 14 dni, a w postaci spseudonimizowanej wraz z ocenami przez 8 tygodni; po upływie tego okresu usuwa je kolejne cotygodniowe czyszczenie. Wyjątkiem jest zestaw kotwiczący około 20 spseudonimizowanych połączeń, służący do pomiaru stabilności ocen w czasie, który odnawiamy co kwartał. Zamknięcie konta nie usuwa tych kopii; są przechowywane przez wskazane okresy, a na żądanie usuwamy je wcześniej. Zbiorcze wyniki oceny, których nie można już powiązać z konkretnym połączeniem, przechowujemy dłużej.

5. Podmioty przetwarzające i odbiorcy danych

W przetwarzaniu pomagają nam sprawdzeni dostawcy. Z podmiotami przetwarzającymi z poniższej tabeli mamy zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych, z wyjątkiem DIDWW Ireland Limited: w jej przypadku obowiązują jej warunki i jej informacja o prywatności (https://www.didww.com/privacy-notice). Odbiorcy dzielą się na następujące kategorie:

• Infrastruktura chmurowa i baza danych: Hosting aplikacji i bazy danych, w której przechowywane są dane konta, numerów, połączeń i wiadomości, oraz anonimowy pomiar ruchu na stronie. Serwery znajdują się w UE.
• Operator telekomunikacyjny: Technicznie zapewnia numery telefonów oraz przesyłanie połączeń i SMS-ów. Czeski operator działający na terytorium Republiki Czeskiej. W przypadku dodatku numer komórkowy numer i transmisja SMS pochodzą od dostawcy z USA (zob. tabela poniżej), a nie od czeskiego operatora. W przypadku produktu numer do połączeń i SMS numer, połączenia i SMS-y pochodzą od dostawcy z Irlandii (zob. tabela poniżej), a nie od czeskiego operatora.
• Dostawca głosowej AI: Przetwarza połączenia z agentem głosowym, ich nagrania i transkrypcje. W przypadku agentów na standardowej platformie nagrania dźwiękowe są przechowywane u tego dostawcy przez 90 dni i nigdy nie znajdują się bezpośrednio u nas. Ewentualne przekazanie poza UE jest objęte standardowymi klauzulami umownymi.
• Bramka płatnicza: Przetwarza karty płatnicze przy doładowaniu salda. Dane karty nigdy nie trafiają bezpośrednio do nas.
• Infrastruktura e-mail: Wysyła e-maile transakcyjne (weryfikacja konta, alerty o niskim saldzie).
• Platforma reklamowa: Mierzy skuteczność naszych reklam - wyłącznie za Państwa zgodą (zob. punkt 8). Sami nie dokumentujemy mechanizmu przekazania poza UE (np. unijno-amerykańskich ram ochrony danych, EU-US Data Privacy Framework) i opieramy się na własnych zabezpieczeniach dostawcy na podstawie RODO.
• Infrastruktura własnego silnika głosowego: Serwery, na których działa własny silnik głosowy volai (sterowanie połączeniem, warstwa medialna, wykrywanie końca wypowiedzi) - używane dla agentów przełączonych na ten silnik. Transkrypcję i syntezę mowy oraz model językowy prowadzący rozmowę zapewniają dostawcy z dwóch kolejnych kategorii. W przypadku agentów na własnym silniku na tych serwerach przechowywane są także nagrania i transkrypcje połączeń. Serwery w UE.
• Transkrypcja i synteza mowy własnego silnika głosowego: Zamienia mowę rozmówcy na tekst, a odpowiedź agenta z powrotem na mowę, dla agentów na własnym silniku głosowym. Ewentualne przekazanie poza UE jest objęte standardowymi klauzulami umownymi.
• Model językowy własnego silnika głosowego: Prowadzi rozmowę agenta głosowego na własnym silniku - decyduje, co agent mówi w trakcie połączenia. W przypadku niektórych dostawców z tej kategorii ewentualne przekazanie poza UE jest objęte standardowymi klauzulami umownymi; w przypadku pozostałych sami tego nie dokumentujemy i opieramy się na własnych zabezpieczeniach dostawcy na podstawie RODO.
• Podsumowanie i ocena połączenia: Po zakończeniu połączenia generuje tekstowe podsumowanie i - jeśli agent ma ustawiony cel - ocenia na podstawie transkrypcji, czy cel został osiągnięty. W przypadku połączeń obsłużonych przez własny silnik głosowy dodatkowo raz w tygodniu ocenia jakość agenta głosowego na spseudonimizowanej transkrypcji (zob. punkt 3). Ewentualne przekazanie poza UE jest objęte standardowymi klauzulami umownymi.

Dane przekazujemy do USA tylko w zakresie potrzebnym do działania usługi i opisanej wyżej cotygodniowej oceny jakości. W przypadku Cartesia, ElevenLabs i Anthropic to przekazanie jest objęte unijnymi standardowymi klauzulami umownymi na podstawie ich własnej umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) - zweryfikowaliśmy to bezpośrednio na ich publicznie dostępnej stronie DPA. W przypadku pozostałych dostawców z siedzibą w USA (Resend, Stripe, Twilio, Google (Gemini) i Meta) sami nie deklarujemy konkretnego mechanizmu przekazania i opieramy się na ich własnych zabezpieczeniach na podstawie RODO.

Nie udostępniamy danych nikomu innemu, z wyjątkiem sytuacji wymaganych prawem oraz z wyjątkiem przekazań do systemu klienta lub klienta, którego Państwo połączą, opisanych w kolejnych akapitach.

Szczególnym przypadkiem jest narzędzie agenta głosowego: gdy klient je skonfiguruje, w trakcie połączenia wysyłamy żądanie na wskazany przez niego adres wraz z danymi, które zdefiniował w narzędziu - zazwyczaj numerem rozmówcy i informacjami zebranymi w trakcie rozmowy. W tej chwili odbiorcą jest system klienta, a nie inny nasz dostawca; klient określa zarówno zakres wysyłanych danych, jak i bezpieczeństwo systemu docelowego.

Jeśli połączą Państwo zewnętrzną aplikację lub asystenta AI przez logowanie volai (OAuth) lub klucz API, zwracamy dane żądane upoważnionymi wywołaniami tego klienta. Odbiorcą jest wybrany przez Państwa klient i jego dostawca, na przykład OpenAI przy użyciu ChatGPT albo Anthropic przy użyciu Claude. W zależności od wywołanej funkcji mogą to być identyfikator i e-mail konta, saldo, numery telefonów i ustawienia, w tym dane logowania SIP, kontakty, połączenia, nagrania, transkrypcje, SMS-y, konfiguracje agentów, zadania, faktury i dane połączonych kalendarzy. To przekazanie służy funkcji, z której korzystają Państwo przez klienta; nie czyni Fabikonam, wydawcy konektora, odbiorcą danych klientów.

Przed zatwierdzeniem połączenia OAuth wyświetlamy żądane uprawnienia, w tym zmiany konta i płatne czynności. Dostęp można w każdej chwili cofnąć w sekcji API i MCP w portalu; klucze API można unieważnić w zarządzaniu dostępem. Cofnięcie uniemożliwia dalsze użycie tego dostępu, ale nie usuwa danych już wysłanych do zewnętrznego klienta ani nie cofa wykonanych połączeń, wiadomości czy zamówień. Dalsze przetwarzanie, przechowywanie i usuwanie kopii przez dostawcę klienta podlega jego warunkom, polityce prywatności i Państwa ustawieniom konta u tego dostawcy. Przechowywanie przez volai nadal podlega punktowi 4 niniejszej polityki.

6. Państwa prawa

Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Wystarczy przesłać żądanie na adres podpora@volai.cz, a rozpatrzymy je bez zbędnej zwłoki. Jeśli uważają Państwo, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, mogą Państwo złożyć skargę do czeskiego organu ochrony danych (Úřad pro ochranu osobních údajů) na stronie uoou.cz.

7. Bezpieczeństwo

Hasła przechowujemy wyłącznie jako nieodwracalny skrót (scrypt), a klucze API w bazie danych tylko jako odcisk - jawną wartość widzą Państwo tylko raz, przy tworzeniu. Cała komunikacja jest szyfrowana przez HTTPS. Dane wrażliwe (hasła, klucze, tokeny dostępu operatora) nigdy nie są zapisywane w logach operacyjnych.

8. Pliki cookie i pomiar ruchu

Używamy niezbędnych plików cookie, aby utrzymać Państwa zalogowanie i zapewnić działanie formularzy. Bez nich usługa nie działałaby, dlatego nie prosimy o zgodę na nie.

Ruch na stronie mierzy narzędzie prowadzone przez operatora naszej infrastruktury chmurowej (zob. punkt 5): zlicza odsłony oraz zgrubne dane o urządzeniu, przeglądarce i kraju. Nie zapisuje w Państwa przeglądarce plików cookie ani niczego innego i nigdy nie łączy poszczególnych odwiedzających ze sobą ani między stronami, dlatego nie prosimy o zgodę na nie. Przed wysłaniem usuwamy z adresu strony część identyfikującą: link do weryfikacji konta lub resetu hasła nigdy nie wysyła Państwa e-maila ani jednorazowego tokenu.

Ponadto mierzymy, czy nasze reklamy na Facebooku i Instagramie działają - konkretnie ile osób po ich zobaczeniu zarejestrowało się i doładowało saldo. W tym celu używamy narzędzi Meta, które zapisują w Państwa przeglądarce własne pliki cookie i wysyłają do Meta odwiedzoną stronę, Państwa rejestrację i doładowanie salda (e-mail wyłącznie jako nieodwracalny skrót, nigdy w czytelnej postaci). Podobnie mierzymy skuteczność naszych reklam w wyszukiwarce Google: identyfikator kliknięcia z adresu zapisujemy przy Państwa koncie podczas rejestracji, a później informujemy Google, kiedy aktywowali Państwo konto i kiedy po raz pierwszy doładowali saldo (bez e-maila, tylko identyfikator kliknięcia, czas i kwota). Ten pomiar włączamy wyłącznie za Państwa zgodą wyrażoną w banerze wyświetlanym przy pierwszej wizycie. Do czasu zgody nie jest ładowany żaden kod pomiaru reklam.

Zgoda jest dobrowolna, nie wpływa na działanie volai i mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać - wystarczy usunąć pliki cookie tej strony w przeglądarce, a baner zapyta ponownie. Zgodę zapamiętujemy na rok.

9. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych lub w celu skorzystania z Państwa praw prosimy o kontakt pod adresem podpora@volai.cz. Zasady korzystania z usługi są określone oddzielnie w Regulaminie.