Ochrana osobných údajov

Tento dokument popisuje, aké osobné údaje volai spracúva, na aký účel, ako dlho ich uchováva a aké máte podľa nariadenia GDPR práva. Vzťahuje sa na používateľov služby aj na osoby, ktorým prostredníctvom služby voláme alebo posielame SMS, a na osoby, ktoré píšu na mobilné číslo zákazníka alebo píšu či volajú na jeho produkt „číslo pre hovory aj SMS“.

1. Kto je správcom údajov

Správcom osobných údajov je ANOVIA Finance s.r.o., IČO 01757237, so sídlom Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, Česká republika, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe (Městský soud v Praze), oddiel C, vložka 266323. Vo veciach ochrany osobných údajov nás kontaktujte na podpora@volai.cz.

Vydavateľom konektora volai pre OpenAI je Fabikonam, s.r.o., IČO 23918560, so sídlom Dominikánské náměstí 656/2, Brno-město, 602 00 Brno, Česká republika, s oprávnením ANOVIA Finance s.r.o. Fabikonam konektor iba vydáva a nespracúva zákaznícke údaje služby volai. Tie naďalej spracúva ANOVIA Finance s.r.o. v rolách popísaných v týchto zásadách, vrátane roly spracovateľa voči zákazníkovi pri obsahu hovorov.

2. Aké údaje spracúvame

• Účet: e-mail, meno, zahashované heslo, adresa (ak si kúpite geografické telefónne číslo - vyžaduje ju väzba na tiesňové volania).
• Telefonické metadáta: čísla (pri prijatých SMS aj číslo alebo meno odosielateľa), čas a dĺžka hovorov a SMS, smer a stav, cena účtovaného úkonu.
• Obsah komunikácie: text odoslaných a prijatých SMS (prijaté iba u zákazníkov s doplnkom mobilné číslo alebo s produktom „číslo pre hovory aj SMS“), prepisy (transkripty) a zhrnutia hovorov s hlasovým agentom.
• Nahrávky hovorov: zvukový záznam hovorov, ktoré viedol hlasový agent. Nahrávanie sa dá pri agentovi vypnúť; nahrávky mažeme 90 dní od hovoru.
• Zapísané údaje z hovoru: informácie, ktoré si agent podľa zadania zákazníka z hovoru zapíše (napríklad meno, termín alebo číslo objednávky). Rozsah týchto údajov určuje zákazník svojou konfiguráciou agenta - vopred nevieme, čo si nechá zapísať.
• Platby a doklady: históriu dobití kreditu (suma, dátum), fakturačné údaje (názov firmy, IČO, DIČ, adresa) a vystavené daňové doklady - údaje o platobnej karte spracúva výhradne platobná brána, k nám sa nedostanú.
• Technické záznamy: IP adresa, identifikácia prehliadača a API kľúča, prístupové logy - kvôli bezpečnosti a odhaľovaniu zneužitia.
• Zdroj registrácie: odkiaľ ste na volai prišli - parametre kampane z adresy (utm_source a podobné), adresa odkazujúcej stránky bez parametrov a prvá navštívená stránka. Zapisujeme ich jednorazovo pri založení účtu, aby sme vedeli, ktoré cesty k nám vedú; do prehliadača sa pritom nič neukladá bez vášho súhlasu s meraním.
• Zvolený stupeň paušálu: keď na webe vyberiete stupeň mesačného paušálu a podľa neho sa zaregistrujete alebo prihlásite, uložíme ho k účtu na 30 dní. Používame ho, aby sme vás po overení e-mailu doviedli k jeho zapnutiu aj vtedy, keď sa k overeniu vrátite neskôr, a aby sme vedeli, koľko ľudí z webu paušál naozaj zapne (oprávnený záujem na zlepšovaní ponuky). Okrem toho súhrnne počítame, koľko účtov prešlo jednotlivými krokmi k zaplateniu paušálu (z webu aj z portálu alebo cez API); tieto súhrnné počítadlá neobsahujú zoznam účtov a po 120 dňoch sa mažú. Záznam o zvolenom stupni sa po 30 dňoch zmaže sám.

Google Calendar: pripojenie a práca s udalosťami

Google Kalendár pripájate dobrovoľne cez súhlasovú obrazovku Google. volai načítava zoznam vašich kalendárov (identifikátory, názvy, časové pásma a oprávnenia) a údaje udalostí (názov, začiatok, koniec, stav a revíziu). Používa ich na zobrazenie kalendára, na zmenu názvu alebo času udalosti po vašom potvrdení a ako zdroj pre úlohu, ku ktorej udalosť pripojíte.

Prístupové a obnovovacie OAuth tokeny ukladáme šifrovane. Kalendárové požiadavky spracúva naša webová infraštruktúra a záznam o pripojení je v našej databáze. Heslo ku Google účtu nezískavame. Odpojením v portáli zmažete uložené pripojenie a tokeny; oprávnenie aplikácie môžete odobrať aj vo svojom účte Google. Tým sa nemažú pôvodné udalosti v Google. Údaje už prevzaté do úloh a histórie podliehajú lehotám v časti 4.

Ak použijete REST API alebo MCP, vrátime požadované kalendárové údaje klientovi, ktorému ste povolili prístup cez prihlásenie volai (OAuth) alebo zverili svoj API kľúč volai; môže ísť aj o externého AI asistenta. Ak udalosť pripojíte k hlasovej úlohe, jej názov a čas môžu byť súčasťou podkladov hovoru, ktoré spracujú príslušní poskytovatelia hlasovej AI uvedení nižšie. Zdieľanie slúži funkcii, ktorú ste si vybrali. Google tokeny týmto klientom neposielame.

Dáta z Google Kalendára nepredávame, nepoužívame na cielenie reklamy ani na trénovanie všeobecných AI modelov. volai používa údaje získané cez Google API v súlade s Google API Services User Data Policy, vrátane požiadaviek Limited Use.

Zásady používania používateľských dát Google API

3. Účel a právny základ spracovania

Údaje spracúvame predovšetkým na účel plnenia zmluvy - aby sme mohli poskytnúť číslo, prepojiť hovor, odoslať SMS alebo spustiť hlasového agenta a správne všetko vyúčtovať. Technické záznamy a bezpečnostné logy spracúvame na základe oprávneného záujmu (prevencia zneužitia a podvodov). E-maily týkajúce sa prevádzky účtu (overenie, nízky kredit) sú nutnou súčasťou služby; akúkoľvek ďalšiu komunikáciu by sme posielali len s vaším súhlasom.

Nahrávky hovorov a údaje, ktoré si agent z hovoru zapíše, spracúvame rovnako na základe plnenia zmluvy - sú to funkcie, ktoré si zákazník pri agentovi zapol a bez ktorých by sme mu ich nemohli poskytnúť. Voči volajúcemu je správcom týchto údajov zákazník, ktorý agenta prevádzkuje; my sme v tomto vzťahu spracovateľ a riadime sa jeho pokynmi. Informovať volajúceho o nahrávaní a o tom, čo si agent zapisuje, je preto povinnosť zákazníka.

Nad rámec tejto roly navyše raz týždenne vyhodnocujeme hovory, ktoré za uplynulý týždeň viedol náš vlastný hlasový motor, kvôli kontrole a zlepšovaniu kvality služby. Prepis hovoru najprv automaticky, bez použitia AI modelu, pseudonymizujeme: mená, firmy, miesta, e-maily, weby, čísla účtov a ďalšie citlivé čísla nahradíme značkami a telefónne čísla náhodnými číslicami. Pseudonymizácia je strojová a výnimočne môže niečo minúť. Pseudonymizovaný prepis potom posúdi jazykový model ako nezávislý „rozhodca“. V tomto rozsahu nekonáme ako váš spracovateľ podľa vašich pokynov, ale vo vlastnom záujme ako prevádzkovateľ; právnym základom je náš oprávnený záujem na kvalite a zlepšovaní služby (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Výsledkom sú súhrnné štatistiky a známky kvality na naše interné použitie, nič sa nevracia zákazníkom ani volajúcim. Kto si neželá, aby sa hovory jeho agentov do hodnotenia zaraďovali, napíše na kontaktnú adresu podpory (pozri oddiel 9) a jeho účet z hodnotenia vyradíme. Rovnako môže kedykoľvek namietať aj človek, s ktorým agent hovoril: stačí na rovnakú adresu napísať svoje telefónne číslo a jeho hovory do hodnotenia prestaneme zaraďovať.

4. Ako dlho údaje uchovávame

Údaje uchovávame po dobu trvania účtu. Po jeho zrušení mažeme telefónne čísla, transkripty a obsah správ do 30 dní, s výnimkou údajov, ktoré musíme zo zákona uchovávať dlhšie (napr. účtovné doklady o platbách po dobu vyžadovanú daňovými predpismi). Bezpečnostné prístupové logy uchovávame typicky 90 dní. SMS prijaté na mobilnom čísle (text, číslo odosielateľa a čas) uchovávame 90 dní od prijatia a potom ich mažeme. To isté platí pre SMS prijaté pri produkte „číslo pre hovory aj SMS“. Nahrávky hovorov mažeme 90 dní od hovoru bez ohľadu na to, či účet trvá ďalej - prepis hovoru v účte zostáva. Prepisy, ktoré si na týždenné hodnotenie kvality podľa oddielu 3 stiahneme, uchovávame v pôvodnej podobe 14 dní a v pseudonymizovanej podobe spolu s posudkami 8 týždňov; po uplynutí lehoty ich zmaže najbližšie týždenné upratovanie. Výnimkou je kotvová sada približne 20 pseudonymizovaných hovorov na meranie stability posudzovania v čase, ktorú obnovujeme každý štvrťrok. Zrušením účtu sa tieto kópie nemažú, dožijú uvedenú lehotu; na požiadanie ich zmažeme skôr. Súhrnné výsledky hodnotenia, ktoré už nemožno spojiť s konkrétnym hovorom, si ponechávame aj dlhšie.

5. Spracovatelia a príjemcovia údajov

So spracovaním nám pomáhajú preverení dodávatelia. So spracovateľmi v tabuľke nižšie máme uzavreté spracovateľské zmluvy, s výnimkou spoločnosti DIDWW Ireland Limited: u nej platia jej podmienky a oznámenie o ochrane osobných údajov (https://www.didww.com/privacy-notice). Ide o tieto kategórie príjemcov:

• Cloudová infraštruktúra a databáza: Hosting aplikácie a databáza, v ktorej sú uložené dáta účtu, čísel, hovorov a správ, a anonymné meranie návštevnosti webu. Servery v EÚ.
• Telekomunikačný operátor: Technicky zabezpečuje telefónne čísla, prenos hovorov a SMS. Český operátor, prevádzka v ČR. Pri doplnku mobilné číslo zabezpečuje číslo a prenos SMS americký poskytovateľ (pozri tabuľku nižšie), nie český operátor. Pri produkte „číslo pre hovory aj SMS“ zabezpečuje číslo, hovory aj SMS írsky poskytovateľ (pozri tabuľku nižšie), nie český operátor.
• Poskytovateľ hlasovej AI: Spracúva hovory s hlasovým agentom, ich nahrávky a prepisy. Pri agentoch na štandardnej platforme sú zvukové nahrávky uložené u neho po dobu 90 dní, u nás samotných neležia. Prípadný prenos mimo EÚ je kryté štandardnými zmluvnými doložkami.
• Platobná brána: Spracovanie platobných kariet pri dobíjaní kreditu. Údaje o karte k nám samotným nikdy nedorazia.
• E-mailová infraštruktúra: Odosielanie transakčných e-mailov (overenie účtu, upozornenia na nízky kredit).
• Reklamná platforma: Meranie účinnosti našej reklamy - iba vtedy, keď na to dáte súhlas (pozri oddiel 8). Mechanizmus prípadného prenosu mimo EÚ (napríklad rámec EU-US Data Privacy Framework) sami nedokladáme a riadime sa zárukami dodávateľa podľa GDPR.
• Infraštruktúra vlastného hlasového motora: Servery, na ktorých beží vlastný hlasový motor volai (riadenie hovoru, mediálna vrstva, detekcia konca repliky) - používa sa pri agentoch prepnutých na tento motor. Prepis a syntézu reči aj jazykový model, ktorý rozhovor vedie, zabezpečujú dodávatelia z nasledujúcich dvoch kategórií. Pri agentoch na vlastnom motore sú na týchto serveroch uložené aj nahrávky a prepisy hovorov. Servery v EÚ.
• Prepis a syntéza reči vlastného hlasového motora: Prevádza reč volajúceho na text a odpoveď agenta späť na reč, pri agentoch na vlastnom hlasovom motore. Prípadný prenos mimo EÚ je kryté štandardnými zmluvnými doložkami.
• Jazykový model vlastného hlasového motora: Vedie rozhovor hlasového agenta na vlastnom motore - rozhoduje, čo agent v hovore povie. Prenos mimo EÚ je pri niektorých dodávateľoch v tejto kategórii kryté štandardnými zmluvnými doložkami, pri iných to sami nedokladáme a riadime sa ich zárukami podľa GDPR.
• Zhrnutie a vyhodnotenie hovoru: Po skončení hovoru vytvorí textové zhrnutie a - ak má agent nastavený cieľ - vyhodnotí z prepisu, či bol splnený. Pri hovoroch vlastného hlasového motora navyše raz týždenne posúdi kvalitu hlasového agenta na pseudonymizovanom prepise (pozri oddiel 3). Prípadný prenos mimo EÚ je kryté štandardnými zmluvnými doložkami.

Do USA odovzdávame údaje iba v rozsahu nutnom na prevádzku a týždenné hodnotenie kvality popísané vyššie. Pri dodávateľoch Cartesia, ElevenLabs a Anthropic je toto odovzdanie kryté štandardnými zmluvnými doložkami EÚ podľa ich vlastného dodatku o spracovaní (DPA) - overili sme si to priamo na ich verejne dostupnej stránke DPA. Pri ostatných dodávateľoch so sídlom v USA (Resend, Stripe, Twilio, Google (Gemini) a Meta) mechanizmus odovzdania sami netvrdíme a riadime sa ich vlastnými zárukami podľa GDPR.

Údaje neodovzdávame nikomu ďalšiemu, okrem prípadov, keď nám to ukladá zákon, a okrem odovzdania do systému zákazníka alebo ním pripojeného klienta popísaných v nasledujúcich odsekoch.

Zvláštnym prípadom je nástroj hlasového agenta: keď si ho zákazník nastaví, odošleme počas hovoru požiadavku na adresu, ktorú zadal, a s ňou údaje, ktoré si v nástroji nadefinoval - typicky číslo volajúceho a informácie zistené počas hovoru. Príjemcom je v tej chvíli systém zákazníka, nie ďalší náš dodávateľ; rozsah odoslaných údajov aj zabezpečenie cieľového systému určuje zákazník.

Ak pripojíte externú aplikáciu alebo AI asistenta cez prihlásenie volai (OAuth) alebo API kľúč, vraciame tomuto klientovi údaje požadované jeho povolenými volaniami. Príjemcom je vami zvolený klient a jeho poskytovateľ, napríklad OpenAI pri použití v ChatGPT alebo Anthropic pri použití v Claude. Podľa volanej funkcie môže ísť o identifikátor účtu a e-mail, kredit, telefónne čísla a nastavenia vrátane SIP prístupových údajov, kontakty, hovory, nahrávky, prepisy, SMS, konfiguráciu agentov, úlohy, faktúry a údaje pripojených kalendárov. Odovzdanie slúži na vykonanie funkcie, ktorú prostredníctvom klienta používate; samotný vydavateľ Fabikonam sa tým nestáva príjemcom zákazníckych údajov.

Pred pripojením cez OAuth zobrazujeme požadované oprávnenia, vrátane zmien účtu a platených akcií. Prístup môžete kedykoľvek odvolať v časti API a MCP v portáli; API kľúč možno zneplatniť v správe prístupov. Odvolanie zabráni ďalšiemu použitiu daného prístupu, ale neodstráni údaje už odovzdané externému klientovi ani nevráti vykonané hovory, správy či objednávky. Ďalšie nakladanie s kópiami u poskytovateľa klienta, ich uchovávanie a výmaz sa riadi jeho podmienkami, zásadami súkromia a nastavením vášho účtu u neho. Uchovávanie údajov vo volai naďalej upravuje časť 4 týchto zásad.

6. Vaše práva

Máte právo na prístup k svojim osobným údajom, ich opravu, výmaz, obmedzenie spracovania, prenosnosť a právo vzniesť námietku proti spracovaniu založenému na oprávnenom záujme. Žiadosť stačí poslať na podpora@volai.cz, vybavíme ju bez zbytočného odkladu. Ak sa domnievate, že vaše údaje spracúvame v rozpore so zákonom, máte právo podať sťažnosť na Úrad pre ochranu osobných údajov v Českej republike (Úřad pro ochranu osobních údajů, uoou.cz), prípadne na dozornom orgáne vo svojej krajine.

7. Zabezpečenie

Heslá ukladáme iba ako nevratný hash (scrypt), API kľúče v databáze iba ako odtlačok - v čitateľnej podobe ich vidíte iba raz, pri vytvorení. Všetka komunikácia prebieha šifrovane cez HTTPS. Citlivé údaje (heslá, kľúče, prístupové tokeny k operátorovi) nikdy nezaznamenávame do prevádzkových logov.

8. Cookies a meranie návštevnosti

Nevyhnutné cookies používame na to, aby ste zostali prihlásení a aby fungovali formuláre. Bez nich by služba nefungovala, takže sa na ne súhlas nepýtame.

Návštevnosť webu meria nástroj prevádzkovateľa našej cloudovej infraštruktúry (pozri oddiel 5): počíta zobrazenia stránok a hrubé údaje o zariadení, prehliadači a krajine. Neukladá do vášho prehliadača žiadne cookies ani nič iné a jednotlivých návštevníkov nespája medzi sebou ani naprieč webmi, takže sa na neho súhlas nepýtame. Adresu stránky pred odoslaním čistíme: z odkazu na overenie účtu ani na obnovu hesla sa nikdy neodošle váš e-mail ani jednorazový token.

Okrem toho meriame, či má naša reklama na Facebooku a Instagrame zmysel - konkrétne koľko ľudí sa po nej zaregistrovalo a dobilo si kredit. Na to používame nástroje spoločnosti Meta, ktoré si do vášho prehliadača ukladajú vlastné cookies a odovzdávajú Mete údaj o navštívenej stránke, registrácii a dobití kreditu (e-mail iba ako nevratný odtlačok, nikdy čitateľne). Rovnako meriame účinnosť reklamy vo vyhľadávaní Google: identifikátor kliknutia z adresy si pri registrácii uložíme k účtu a Google potom nahlásime, kedy ste účet aktivovali a kedy ste si prvýkrát dobili kredit (bez e-mailu, iba identifikátor kliknutia, čas a suma). Toto meranie zapneme iba keď naň dáte súhlas v lište, ktorá sa zobrazí pri prvej návšteve. Kým nesúhlasíte, žiadny kód na meranie reklamy sa ani nenačíta.

Súhlas je dobrovoľný, na fungovanie volai nemá žiadny vplyv a môžete ho kedykoľvek vziať späť - zmažte cookies tohto webu v prehliadači a lišta sa opýta znova. Súhlas si pamätáme jeden rok.

9. Kontakt

Pre čokoľvek ohľadom spracovania osobných údajov alebo na uplatnenie svojich práv nás kontaktujte na podpora@volai.cz. Podmienky používania služby nájdete osobitne v podmienkach používania.