Proteção de dados pessoais

Este documento descreve que dados pessoais a volai trata, com que finalidade, durante quanto tempo os conserva e que direitos lhe assistem ao abrigo do RGPD. Aplica-se aos utilizadores do serviço, às pessoas a quem, através do serviço, telefonamos ou enviamos SMS, e às pessoas que escrevem para o número de telemóvel de um cliente ou que escrevem ou telefonam para o seu produto “número para chamadas e SMS”.

1. Quem é o responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento dos dados pessoais é a ANOVIA Finance s.r.o., IČO 01757237, com sede em Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, República Checa, inscrita no registo comercial mantido pelo Tribunal Municipal de Praga (Městský soud v Praze), secção C, inserção 266323. Em matéria de proteção de dados pessoais, contacte-nos através de podpora@volai.cz.

O publicador do conector volai para a OpenAI é a Fabikonam, s.r.o., IČO 23918560, com sede em Dominikánské náměstí 656/2, Brno-město, 602 00 Brno, República Checa, com autorização da ANOVIA Finance s.r.o. A Fabikonam limita-se a publicar o conector e não trata os dados dos clientes do serviço volai. Estes continuam a ser tratados pela ANOVIA Finance s.r.o. nas funções descritas nesta política, incluindo a de subcontratante perante o cliente quanto ao conteúdo das chamadas.

2. Que dados tratamos

• Conta: e-mail, nome, palavra-passe com hash, morada (se comprar um número de telefone geográfico - é exigida pela ligação às chamadas de emergência).
• Metadados telefónicos: números (nos SMS recebidos, também o número ou o nome do remetente), hora e duração das chamadas e dos SMS, sentido e estado, preço da operação cobrada.
• Conteúdo das comunicações: texto dos SMS enviados e recebidos (os recebidos apenas nos clientes com o complemento número de telemóvel ou com o produto “número para chamadas e SMS”), transcrições e resumos das chamadas com o agente de voz.
• Gravações de chamadas: registo áudio das chamadas conduzidas pelo agente de voz. A gravação pode ser desativada no agente; eliminamos as gravações 90 dias após a chamada.
• Dados registados durante a chamada: informações que o agente, de acordo com as instruções do cliente, regista a partir da chamada (por exemplo, o nome, uma data ou o número de uma encomenda). O âmbito destes dados é determinado pelo cliente através da configuração do agente - não sabemos de antemão o que o cliente manda registar.
• Pagamentos e documentos: histórico de carregamentos de saldo (montante, data), dados de faturação (nome da empresa, IČO, DIČ, morada) e faturas emitidas - os dados do cartão de pagamento são tratados exclusivamente pelo gateway de pagamentos e não chegam até nós.
• Registos técnicos: endereço IP, identificação do navegador e chaves de API, registos de acesso - por razões de segurança e para detetar abusos.
• Origem do registo: de onde chegou à volai - parâmetros de campanha do endereço (utm_source e semelhantes), endereço da página de referência sem parâmetros e primeira página visitada. Registamo-los uma única vez, na criação da conta, para sabermos que caminhos levam até nós; nada é guardado no navegador sem o seu consentimento para a medição.
• Escalão de plano escolhido: quando escolhe no sítio web um escalão do plano mensal e, com base nele, se regista ou inicia sessão, guardamo-lo na conta durante 30 dias. Utilizamo-lo para o conduzir à respetiva ativação depois de verificar o e-mail, mesmo que volte à verificação mais tarde, e para sabermos quantas pessoas vindas do sítio web ativam efetivamente o plano (interesse legítimo na melhoria da oferta). Além disso, contamos de forma agregada quantas contas passaram pelos vários passos até ao pagamento do plano (a partir do sítio web, do portal ou da API); estes contadores agregados não contêm uma lista de contas e são eliminados após 120 dias. O registo do escalão escolhido é eliminado automaticamente ao fim de 30 dias.

Google Calendar: ligação e trabalho com eventos

A ligação ao Google Calendar é voluntária e feita através do ecrã de consentimento da Google. A volai lê a lista dos seus calendários (identificadores, nomes, fusos horários e permissões) e os dados dos eventos (título, início, fim, estado e revisão). Utiliza-os para apresentar o calendário, para alterar o título ou a hora de um evento depois da sua confirmação e como fonte para a tarefa a que associar o evento.

Os tokens OAuth de acesso e de renovação são guardados de forma cifrada. Os pedidos ao calendário são tratados pela nossa infraestrutura web e o registo da ligação fica na nossa base de dados. Não obtemos a palavra-passe da sua conta Google. Ao desligar no portal, elimina a ligação guardada e os tokens; pode também retirar a permissão da aplicação na sua conta Google. Isto não elimina os eventos originais na Google. Os dados já transferidos para tarefas e para o histórico estão sujeitos aos prazos da parte 4.

Se utilizar a API REST ou o MCP, devolvemos os dados de calendário pedidos ao cliente a que autorizou o acesso através do início de sessão volai (OAuth) ou a que confiou a sua chave de API volai; pode tratar-se também de um assistente de IA externo. Se associar um evento a uma tarefa de voz, o seu título e hora podem fazer parte dos elementos da chamada tratados pelos respetivos fornecedores de IA de voz indicados abaixo. A partilha serve a função que escolheu. Não enviamos tokens da Google a estes clientes.

Não vendemos os dados do Google Calendar, não os utilizamos para direcionar publicidade nem para treinar modelos de IA de uso geral. A volai utiliza os dados obtidos através das APIs da Google em conformidade com a Google API Services User Data Policy, incluindo os requisitos de Limited Use.

Política de dados de utilizador dos serviços de API da Google

3. Finalidade e fundamento jurídico do tratamento

Tratamos os dados sobretudo para execução do contrato - para podermos disponibilizar o número, encaminhar uma chamada, enviar um SMS ou ativar o agente de voz e faturar tudo corretamente. Os registos técnicos e os registos de segurança são tratados com base no interesse legítimo (prevenção de abusos e fraudes). Os e-mails relativos ao funcionamento da conta (verificação, saldo baixo) são parte necessária do serviço; qualquer outra comunicação só seria enviada com o seu consentimento.

As gravações de chamadas e os dados que o agente regista a partir da chamada são igualmente tratados com base na execução do contrato - são funções que o cliente ativou no agente e sem as quais não lhas poderíamos prestar. Perante quem liga, o responsável por estes dados é o cliente que explora o agente; nesta relação somos subcontratantes e seguimos as suas instruções. Informar quem liga sobre a gravação e sobre o que o agente regista é, por isso, uma obrigação do cliente.

Para além desta função, uma vez por semana avaliamos as chamadas conduzidas na semana anterior pelo nosso motor de voz próprio, para controlar e melhorar a qualidade do serviço. A transcrição da chamada é primeiro pseudonimizada automaticamente, sem utilização de um modelo de IA: nomes, empresas, locais, e-mails, sítios web, números de conta e outros números sensíveis são substituídos por marcadores e os números de telefone por algarismos aleatórios. A pseudonimização é automática e, excecionalmente, pode falhar algum elemento. A transcrição pseudonimizada é depois avaliada por um modelo de linguagem como “árbitro” independente. Neste âmbito não atuamos como seu subcontratante segundo as suas instruções, mas no nosso próprio interesse, como operador; o fundamento jurídico é o nosso interesse legítimo na qualidade e na melhoria do serviço (art. 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD). O resultado são estatísticas agregadas e classificações de qualidade para uso interno, nada é devolvido aos clientes nem a quem liga. Quem não desejar que as chamadas dos seus agentes sejam incluídas na avaliação deve escrever para o endereço de apoio indicado na secção 9 e a sua conta será excluída da avaliação. Também a pessoa com quem o agente falou pode opor-se a qualquer momento: basta escrever para o mesmo endereço, indicando o seu número de telefone, e deixaremos de incluir as suas chamadas na avaliação.

4. Durante quanto tempo conservamos os dados

Conservamos os dados enquanto a conta existir. Após o seu cancelamento, eliminamos os números de telefone, as transcrições e o conteúdo das mensagens no prazo de 30 dias, exceto os dados que a lei nos obriga a conservar por mais tempo (por exemplo, documentos contabilísticos de pagamentos durante o prazo exigido pelas normas fiscais). Os registos de segurança de acesso são conservados, em regra, durante 90 dias. Os SMS recebidos no número de telemóvel (texto, número do remetente e hora) são conservados durante 90 dias após a receção e depois eliminados. O mesmo se aplica aos SMS recebidos no produto “número para chamadas e SMS”. As gravações de chamadas são eliminadas 90 dias após a chamada, independentemente de a conta continuar ativa - a transcrição da chamada permanece na conta. As transcrições que descarregamos para a avaliação semanal da qualidade, nos termos da secção 3, são conservadas na forma original durante 14 dias e, na forma pseudonimizada, juntamente com as apreciações, durante 8 semanas; terminado o prazo, são eliminadas pela limpeza semanal seguinte. Constitui exceção um conjunto de referência de cerca de 20 chamadas pseudonimizadas, para medir a estabilidade da avaliação ao longo do tempo, que renovamos todos os trimestres. Com o cancelamento da conta estas cópias não são eliminadas, mantêm-se até ao fim do prazo indicado; a pedido, eliminamo-las mais cedo. Os resultados agregados da avaliação que já não possam ser associados a uma chamada concreta são conservados por mais tempo.

5. Subcontratantes e destinatários dos dados

Contamos com fornecedores selecionados para o tratamento. Com os subcontratantes da tabela abaixo temos acordos de subcontratação celebrados, com exceção da DIDWW Ireland Limited: quanto a esta, aplicam-se os seus termos e o seu aviso de privacidade (https://www.didww.com/privacy-notice). Trata-se das seguintes categorias de destinatários:

• Infraestrutura em nuvem e base de dados: Alojamento da aplicação e da base de dados onde ficam guardados os dados da conta, dos números, das chamadas e das mensagens, e medição anónima das visitas ao sítio web. Servidores na UE.
• Operador de telecomunicações: Assegura tecnicamente os números de telefone e o encaminhamento de chamadas e SMS. Operador checo, com operação na República Checa. No complemento número de telemóvel, o número e o encaminhamento de SMS são assegurados por um fornecedor norte-americano (ver a tabela abaixo), e não por um operador checo. No produto “número para chamadas e SMS”, o número, as chamadas e os SMS são assegurados por um fornecedor irlandês (ver a tabela abaixo), e não por um operador checo.
• Fornecedor de IA de voz: Trata as chamadas com o agente de voz, as respetivas gravações e transcrições. No caso dos agentes na plataforma padrão, as gravações áudio ficam guardadas junto dele durante 90 dias e não ficam connosco. Qualquer transferência para fora da UE é coberta por cláusulas contratuais-tipo.
• Gateway de pagamentos: Processamento de cartões de pagamento no carregamento de saldo. Os dados do cartão nunca chegam até nós.
• Infraestrutura de e-mail: Envio de e-mails transacionais (verificação da conta, aviso de saldo baixo).
• Plataforma publicitária: Medição da eficácia da nossa publicidade - apenas se der o seu consentimento (ver a secção 8). O mecanismo de uma eventual transferência para fora da UE (por exemplo, o quadro UE-EUA de privacidade de dados) não é por nós documentado e regemo-nos pelas garantias do fornecedor nos termos do RGPD.
• Infraestrutura do motor de voz próprio: Servidores onde corre o motor de voz próprio da volai (controlo da chamada, camada de média, deteção do fim da intervenção) - utilizado nos agentes comutados para este motor. A transcrição e síntese de voz e o modelo de linguagem que conduz a conversa são assegurados pelos fornecedores das duas categorias seguintes. Nos agentes no motor próprio, as gravações e transcrições das chamadas ficam também guardadas nestes servidores. Servidores na UE.
• Transcrição e síntese de voz do motor de voz próprio: Converte a fala de quem liga em texto e a resposta do agente de volta em fala, nos agentes no motor de voz próprio. Qualquer transferência para fora da UE é coberta por cláusulas contratuais-tipo.
• Modelo de linguagem do motor de voz próprio: Conduz a conversa do agente de voz no motor próprio - decide o que o agente diz na chamada. A transferência para fora da UE é, em alguns fornecedores desta categoria, coberta por cláusulas contratuais-tipo; noutros não a documentamos e regemo-nos pelas suas garantias nos termos do RGPD.
• Resumo e avaliação da chamada: No fim da chamada elabora um resumo em texto e - se o agente tiver um objetivo definido - avalia, a partir da transcrição, se este foi cumprido. Nas chamadas do motor de voz próprio avalia ainda, uma vez por semana, a qualidade do agente de voz numa transcrição pseudonimizada (ver a secção 3). Qualquer transferência para fora da UE é coberta por cláusulas contratuais-tipo.

Transferimos dados para os EUA apenas na medida necessária ao funcionamento e à avaliação semanal da qualidade acima descritos. Nos fornecedores Cartesia, ElevenLabs e Anthropic, esta transferência é coberta por cláusulas contratuais-tipo da UE, nos termos do respetivo adendo de tratamento de dados (DPA) - verificámo-lo diretamente na página pública do respetivo DPA. Quanto aos restantes fornecedores com sede nos EUA (Resend, Stripe, Twilio, Google (Gemini) e Meta), não afirmamos o mecanismo de transferência e regemo-nos pelas suas próprias garantias nos termos do RGPD.

Não transmitimos os dados a mais ninguém, exceto quando a lei nos obrigue a fazê-lo e exceto as transmissões para o sistema do cliente ou para um cliente por ele ligado, descritas nos parágrafos seguintes.

Um caso especial é a ferramenta do agente de voz: quando o cliente a configura, enviamos durante a chamada um pedido para o endereço que indicou e, com ele, os dados que definiu na ferramenta - tipicamente o número de quem liga e as informações apuradas durante a chamada. O destinatário é, nesse momento, o sistema do cliente, e não outro fornecedor nosso; o âmbito dos dados enviados e a segurança do sistema de destino são determinados pelo cliente.

Se ligar uma aplicação externa ou um assistente de IA através do início de sessão volai (OAuth) ou de uma chave de API, devolvemos a esse cliente os dados pedidos pelas chamadas por si autorizadas. O destinatário é o cliente por si escolhido e o respetivo fornecedor, por exemplo a OpenAI na utilização no ChatGPT ou a Anthropic na utilização no Claude. Consoante a função chamada, pode tratar-se do identificador da conta e do e-mail, do saldo, dos números de telefone e das definições, incluindo credenciais de acesso SIP, de contactos, chamadas, gravações, transcrições, SMS, configuração de agentes, tarefas, faturas e dados de calendários ligados. A transmissão serve para executar a função que utiliza através do cliente; a própria publicadora Fabikonam não se torna, por isso, destinatária dos dados dos clientes.

Antes da ligação por OAuth apresentamos as permissões pedidas, incluindo alterações da conta e ações pagas. Pode revogar o acesso a qualquer momento na parte API e MCP do portal; a chave de API pode ser invalidada na gestão de acessos. A revogação impede nova utilização desse acesso, mas não elimina os dados já transmitidos ao cliente externo nem anula as chamadas, mensagens ou encomendas efetuadas. O tratamento posterior das cópias junto do fornecedor do cliente, a sua conservação e eliminação regem-se pelos termos, pela política de privacidade e pelas definições da sua conta junto dele. A conservação dos dados na volai continua a ser regulada pela parte 4 desta política.

6. Os seus direitos

Tem direito de acesso aos seus dados pessoais, à sua retificação, ao apagamento, à limitação do tratamento, à portabilidade e o direito de se opor ao tratamento baseado no interesse legítimo. Basta enviar o pedido para podpora@volai.cz; trataremo-lo sem demora injustificada. Se considerar que tratamos os seus dados em violação da lei, tem o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo - na República Checa, o Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.cz).

7. Segurança

As palavras-passe são guardadas apenas como hash irreversível (scrypt) e as chaves de API na base de dados apenas como impressão digital - em formato legível só as vê uma vez, no momento da criação. Toda a comunicação decorre cifrada por HTTPS. Os dados sensíveis (palavras-passe, chaves, tokens de acesso ao operador) nunca são registados nos registos operacionais.

8. Cookies e medição de visitas

Utilizamos cookies necessários para que se mantenha com a sessão iniciada e para que os formulários funcionem. Sem eles o serviço não funcionaria, pelo que não pedimos consentimento para os mesmos.

As visitas ao sítio web são medidas por uma ferramenta do fornecedor da nossa infraestrutura em nuvem (ver a secção 5): conta as visualizações de páginas e dados genéricos sobre o dispositivo, o navegador e o país. Não guarda no seu navegador quaisquer cookies nem outros elementos e não associa os visitantes individuais entre si nem entre sítios web, pelo que não pedimos consentimento para a mesma. O endereço da página é limpo antes do envio: da ligação de verificação da conta ou de recuperação da palavra-passe nunca é enviado o seu e-mail nem o token de utilização única.

Além disso, medimos se a nossa publicidade no Facebook e no Instagram faz sentido - concretamente, quantas pessoas se registaram e carregaram saldo na sequência dela. Para isso utilizamos ferramentas da Meta, que guardam no seu navegador cookies próprios e transmitem à Meta a informação sobre a página visitada, o registo e o carregamento de saldo (e-mail apenas como impressão digital irreversível, nunca em formato legível). Do mesmo modo medimos a eficácia da publicidade na pesquisa da Google: no registo guardamos na conta o identificador de clique do endereço e comunicamos depois à Google quando ativou a conta e quando carregou saldo pela primeira vez (sem e-mail, apenas o identificador de clique, a hora e o montante). Esta medição só é ativada se der o seu consentimento na barra que aparece na primeira visita. Enquanto não consentir, nem sequer é carregado qualquer código de medição de publicidade.

O consentimento é voluntário, não tem qualquer influência no funcionamento da volai e pode ser retirado a qualquer momento - elimine os cookies deste sítio web no navegador e a barra voltará a perguntar. Recordamos o consentimento durante um ano.

9. Contacto

Para qualquer assunto relativo ao tratamento de dados pessoais ou para exercer os seus direitos, contacte-nos através de podpora@volai.cz. Os termos de utilização do serviço encontram-se separadamente nos termos de utilização.