Privatlivspolitik

Dette dokument beskriver, hvilke personoplysninger volai behandler, til hvilket formål, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder De har efter GDPR. Det gælder for brugere af tjenesten og for personer, der ringes op eller sendes SMS til via tjenesten, og for personer, der skriver til en kundes mobilnummer eller skriver til eller ringer til en kundes nummer til opkald og sms.

1. Hvem er dataansvarlig

Den dataansvarlige er ANOVIA Finance s.r.o. (IČO 01757237) med registreret adresse Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, Tjekkiet, indført i handelsregisteret ved Byretten i Prag (Městský soud v Praze), afdeling C, indlæg 266323. Ved spørgsmål om behandling af personoplysninger kan De kontakte os på podpora@volai.cz.

volai-connectoren til OpenAI udgives af Fabikonam, s.r.o. (IČO 23918560) med registreret adresse Dominikánské náměstí 656/2, Brno-město, 602 00 Brno, Tjekkiet, med bemyndigelse fra ANOVIA Finance s.r.o. Fabikonam optræder udelukkende som udgiver af connectoren og behandler ikke volai-kunders data. ANOVIA Finance s.r.o. behandler fortsat disse data i de roller, der er beskrevet i denne politik, herunder som kundens databehandler for opkaldsindhold.

2. Hvilke data vi behandler

• Konto: e-mailadresse, navn, hashet adgangskode og adresse (hvis De køber et geografisk telefonnummer - påkrævet af hensyn til nødopkald).
• Telefonimetadata: telefonnumre (for modtagne SMS også afsenderens nummer eller navn), tidspunkt og varighed af opkald og SMS, retning og status samt den pris, der er opkrævet for hver handling.
• Kommunikationens indhold: teksten i sendte og modtagne SMS (modtagne kun for kunder med tilkøbet mobilnummer eller et nummer til opkald og sms) samt transskriptioner og resuméer af opkald med stemmeagenten.
• Opkaldsoptagelser: lydoptagelser af opkald, der håndteres af stemmeagenten. Optagelse kan slås fra på agenten; vi sletter optagelser 90 dage efter opkaldet.
• Data indsamlet fra opkald: oplysninger, som agenten indsamler fra et opkald, som kunden har konfigureret det (f.eks. et navn, en dato eller et ordrenummer). Kunden bestemmer omfanget af disse data gennem sin agentkonfiguration - vi ved ikke på forhånd, hvad de vælger at indsamle.
• Betalinger og fakturaer: historik over saldopåfyldninger (beløb, dato), faktureringsoplysninger (virksomhedsnavn, IČO, momsnr., adresse) og udstedte momsfakturaer - kortoplysninger behandles udelukkende af betalingsgatewayen og når aldrig til os.
• Tekniske registreringer: IP-adresse, identifikation af browser og API-nøgle samt adgangslogge, af hensyn til sikkerhed og opdagelse af misbrug.
• Registreringskilde: hvordan De fandt volai - kampagneparametre fra adressen (utm_source og lignende), adressen på den henvisende side uden parametre og den første side, De besøgte. Vi registrerer dette én gang, når kontoen oprettes, for at se, hvilke veje der fører til os; der gemmes ikke noget i Deres browser til dette uden Deres samtykke til måling.
• Valgt abonnementsniveau: hvis De vælger et månedligt abonnementsniveau på hjemmesiden og tilmelder Dem eller logger ind derfra, gemmer vi det sammen med Deres konto i 30 dage. Vi bruger det til at føre Dem til aktivering af abonnementet, efter De har bekræftet Deres e-mail, også hvis De vender tilbage til bekræftelsen senere, og til at se, hvor mange fra hjemmesiden der faktisk aktiverer abonnementet (vores legitime interesse i at forbedre tilbuddet). Særskilt tæller vi samlet, hvor mange konti der gennemførte hvert trin hen imod betaling af et abonnement (fra hjemmesiden såvel som portalen eller API'et); disse samlede tællere indeholder ingen liste over konti og slettes efter 120 dage. Registreringen af det valgte niveau sletter sig selv efter 30 dage.

Google Kalender: forbindelser og begivenhedsdata

Tilslutning af Google Kalender er valgfri og sker via Googles samtykkeskærm. volai læser Deres kalenderliste (identifikatorer, navne, tidszoner og adgangsroller) og begivenhedsdata (titel, start, slut, status og revision). Vi bruger disse data til at vise kalendere, til at ændre en begivenheds titel eller tidspunkt efter Deres bekræftelse og til at give oplysninger til en opgave, som De knytter begivenheden til.

Vi gemmer OAuth-adgangs- og opdateringstokens krypteret. Vores webinfrastruktur behandler kalenderanmodninger, og vores database gemmer forbindelsesposten. Vi modtager ikke Deres Google-adgangskode. Når De afbryder forbindelsen i portalen, slettes den gemte forbindelse og de gemte tokens; De kan også tilbagekalde volais adgang i Deres Google-konto. Det sletter ikke Deres oprindelige Google-begivenheder. Data, der allerede er kopieret til opgaver og historik, følger opbevaringsperioderne i punkt 4.

Når De bruger REST-API'et eller MCP, returnerer vi de ønskede kalenderdata til den klient, som De har godkendt via volai-login (OAuth) eller betroet Deres volai API-nøgle; det kan være en ekstern AI-assistent. Hvis De knytter en begivenhed til en stemmeopgave, kan dens titel og tidspunkt blive en del af den opkaldskontekst, der behandles af de relevante leverandører af stemme-AI nedenfor. Delingen tjener den funktion, De har valgt. Vi sender ikke Google-tokens til disse klienter.

Vi sælger ikke Google Kalender-data og bruger dem ikke til målretning af annoncer eller til træning af generelle AI-modeller. volai bruger data, der er modtaget via Googles API'er, i overensstemmelse med Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use).

Googles politik for brugerdata i API'er

3. Formål og retsgrundlag for behandlingen

Vi behandler data primært for at opfylde vores aftale med Dem - så vi kan levere et nummer, formidle et opkald, sende en SMS eller køre stemmeagenten og afregne det korrekt. Tekniske registreringer og sikkerhedslogge behandler vi på grundlag af legitim interesse (forebyggelse af svig og misbrug). E-mails om Deres konto (bekræftelse, lav saldo) er en nødvendig del af tjenesten; yderligere kommunikation sendes kun med Deres samtykke.

Vi behandler også opkaldsoptagelser og data, som agenten indsamler fra et opkald, på grundlag af opfyldelse af vores aftale - det er funktioner, som kunden har aktiveret på sin agent, og vi kunne ikke levere dem på anden måde. Over for den, der ringer, er den dataansvarlige for disse data den kunde, der driver agenten; vi optræder som databehandler i dette forhold og følger kundens instruktioner. Det er derfor kundens ansvar at informere den, der ringer, om at opkaldet optages, og om hvad agenten indsamler.

Ud over denne rolle evaluerer vi en gang om ugen også de opkald, som vores egen stemmemotor har håndteret i den forløbne uge, for at kontrollere og forbedre tjenestens kvalitet. Opkaldets transskription pseudonymiseres først automatisk, uden brug af en AI-model: navne, virksomheder, steder, e-mailadresser, websteder, kontonumre og andre følsomme tal erstattes med pladsholdere og telefonnumre med tilfældige cifre. Pseudonymiseringen er automatisk og kan i sjældne tilfælde overse noget. Den pseudonymiserede transskription vurderes derefter af en sprogmodel, der optræder som uafhængig »dommer«. I dette omfang optræder vi ikke som Deres databehandler efter Deres instruktioner, men i vores egen interesse som udbyder; retsgrundlaget er vores legitime interesse i tjenestens kvalitet og forbedring (art. 6, stk. 1, litra f, i GDPR). Resultatet er samlede statistikker og kvalitetsscorer til vores interne brug; intet returneres til kunder eller opkaldere. Hvis De ikke ønsker, at Deres agenters opkald indgår i evalueringen, kan De skrive til supportadressen angivet i punkt 9, så udelukker vi Deres konto fra evalueringen. Enhver, som agenten har talt med, kan gøre indsigelse på samme måde når som helst: send blot Deres telefonnummer til samme adresse, så holder vi op med at medtage Deres opkald i evalueringen.

4. Hvor længe vi opbevarer data

Vi opbevarer data, så længe Deres konto består. Efter lukning sletter vi telefonnumre, transskriptioner og beskedindhold inden for 30 dage, bortset fra data, som vi ifølge loven skal opbevare længere (f.eks. regnskabsbilag om betalinger i den periode, som skattereglerne kræver). Sikkerhedsadgangslogge opbevares typisk i 90 dage. SMS modtaget på et mobilnummer (tekst, afsenderens nummer og tidspunkt) opbevares i 90 dage efter modtagelsen og slettes derefter. Det samme gælder SMS modtaget på nummer til opkald og sms. Vi sletter opkaldsoptagelser 90 dage efter opkaldet, uanset om kontoen fortsat består - opkaldets transskription bliver på Deres konto. Transskriptioner, som vi henter til den ugentlige kvalitetsevaluering beskrevet i punkt 3, opbevares i oprindelig form i 14 dage og i pseudonymiseret form sammen med vurderingerne i 8 uger; når perioden er udløbet, sletter den næste ugentlige oprydning dem. Undtagelsen er et ankersæt på ca. 20 pseudonymiserede opkald, som bruges til at måle, hvor stabile vurderingerne er over tid, og som vi fornyer hvert kvartal. Lukning af kontoen sletter ikke disse kopier; de opbevares i de ovenfor nævnte perioder, og vi sletter dem tidligere efter anmodning. Samlede evalueringsresultater, der ikke længere kan knyttes til et bestemt opkald, opbevarer vi længere.

5. Databehandlere og modtagere af data

Vi får hjælp til behandlingen af godkendte leverandører. Vi har databehandleraftaler med de databehandlere, der er anført i tabellen nedenfor, bortset fra DIDWW Ireland Limited: for DIDWW gælder dets vilkår og dets privatlivsmeddelelse (https://www.didww.com/privacy-notice). Modtagerne falder i følgende kategorier:

• Cloudinfrastruktur og database: Hosting af applikationen og af databasen, der lagrer konto-, nummer-, opkalds- og beskeddata, samt anonym måling af webtrafik. Servere placeret i EU.
• Teleoperatør: Leverer teknisk telefonnumrene og formidler opkald og SMS. En tjekkisk operatør, der opererer inden for Tjekkiet. For tilkøbet mobilnummer kommer nummeret og SMS-transporten fra en amerikansk leverandør (se tabellen nedenfor), ikke fra en tjekkisk operatør. For nummer til opkald og sms kommer nummeret, opkaldene og SMS fra en irsk leverandør (se tabellen nedenfor), ikke fra en tjekkisk operatør.
• Leverandør af stemme-AI: Behandler opkald med stemmeagenten samt deres optagelser og transskriptioner. For agenter på standardplatformen opbevares lydoptagelser hos denne leverandør i 90 dage og ligger aldrig direkte hos os. Enhver overførsel uden for EU er dækket af standardkontraktbestemmelser.
• Betalingsgateway: Behandler betalingskort ved påfyldning af saldo. Kortoplysninger når aldrig direkte til os.
• E-mailinfrastruktur: Sender transaktionsmails (kontobekræftelse, advarsler om lav saldo).
• Annonceplatform: Måler effekten af vores annoncering - kun når De giver samtykke dertil (se punkt 8). Vi dokumenterer ikke selv mekanismen for en eventuel overførsel uden for EU (f.eks. EU-US Data Privacy Framework) og støtter os til leverandørens egne garantier efter GDPR.
• Infrastruktur til egen stemmemotor: Servere, der kører volais egen stemmemotor (opkaldsstyring, medielaget, registrering af samtalens slutning) - bruges til agenter, der er skiftet til denne motor. Talegenkendelse og talesyntese samt den sprogmodel, der fører samtalen, leveres af leverandører i de følgende to kategorier. For agenter på egen motor lagrer disse servere også opkaldsoptagelser og transskriptioner. Servere i EU.
• Talegenkendelse og talesyntese i egen stemmemotor: Omsætter opkalderens tale til tekst og agentens svar tilbage til tale, for agenter på egen stemmemotor. Enhver overførsel uden for EU er dækket af standardkontraktbestemmelser.
• Sprogmodel i egen stemmemotor: Fører stemmeagentens samtale på egen motor - afgør, hvad agenten siger under opkaldet. For nogle leverandører i denne kategori er enhver overførsel uden for EU dækket af standardkontraktbestemmelser; for andre dokumenterer vi det ikke selv og støtter os til leverandørens egne garantier efter GDPR.
• Opkaldsresumé og evaluering: Genererer efter et opkalds afslutning et tekstresumé og - hvis agenten har fået et mål - vurderer ud fra transskriptionen, om det blev nået. For opkald, der håndteres af egen stemmemotor, vurderer den desuden en gang om ugen stemmeagentens kvalitet på en pseudonymiseret transskription (se punkt 3). Enhver overførsel uden for EU er dækket af standardkontraktbestemmelser.

Vi overfører kun data til USA i det omfang, der er nødvendigt for driften og for den ugentlige kvalitetsevaluering beskrevet ovenfor. For Cartesia, ElevenLabs og Anthropic er denne overførsel dækket af EU's standardkontraktbestemmelser i deres egen databehandleraftale (DPA) - det har vi kontrolleret direkte på deres offentligt tilgængelige DPA-side. For de øvrige leverandører med hovedsæde i USA (Resend, Stripe, Twilio, Google (Gemini) og Meta) påberåber vi os ikke selv en bestemt overførselsmekanisme og støtter os til deres egne garantier efter GDPR.

Vi deler ikke data med andre, undtagen hvor loven kræver det, og undtagen overførslerne til kundens system eller en klient, som kunden tilslutter, som beskrevet i de følgende afsnit.

Et særligt tilfælde er stemmeagentens værktøj: når en kunde har konfigureret et, sender vi under opkaldet en anmodning til den adresse, kunden har angivet, sammen med de data, kunden har defineret i værktøjet - typisk opkalderens nummer og oplysninger indsamlet under opkaldet. I det øjeblik er modtageren kundens system, ikke en anden leverandør af os; kunden bestemmer både omfanget af de data, der sendes, og målsystemets sikkerhed.

Hvis De tilslutter et eksternt program eller en AI-assistent via volai-login (OAuth) eller en API-nøgle, returnerer vi de data, som den pågældende klients godkendte kald anmoder om. Modtageren er den klient, De vælger, og dens udbyder, f.eks. OpenAI ved brug af ChatGPT eller Anthropic ved brug af Claude. Afhængigt af den kaldte funktion kan det omfatte Deres kontoidentifikator og e-mail, saldo, telefonnumre og indstillinger herunder SIP-legitimationsoplysninger, kontakter, opkald, optagelser, transskriptioner, SMS, agentkonfigurationer, opgaver, fakturaer og tilsluttede kalenderdata. Denne overførsel tjener den funktion, De bruger via klienten; den gør ikke Fabikonam, udgiveren af connectoren, til modtager af kundedata.

Før en OAuth-forbindelse godkendes, viser vi de ønskede tilladelser, herunder kontoændringer og betalte handlinger. De kan til enhver tid tilbagekalde adgangen under API og MCP i portalen; API-nøgler kan tilbagekaldes i Adgangsstyring. Tilbagekaldelsen forhindrer yderligere brug af den adgang, men sletter ikke data, der allerede er sendt til den eksterne klient, og fortryder ikke gennemførte opkald, beskeder eller ordrer. Klientudbyderens videre behandling, opbevaring og sletning af dens kopier er underlagt dens vilkår, privatlivspolitik og Deres kontoindstillinger hos den pågældende udbyder. Opbevaringen hos volai følger fortsat punkt 4 i denne politik.

6. Deres rettigheder

De har ret til indsigt i Deres personoplysninger, til at få dem berigtiget eller slettet, til at begrænse behandlingen, til dataportabilitet og til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse. Send blot Deres anmodning til podpora@volai.cz, så behandler vi den uden unødigt ophold. Hvis De mener, at vi behandler Deres data ulovligt, har De ret til at indgive en klage til den tjekkiske datatilsynsmyndighed (Úřad pro ochranu osobních údajů) på uoou.cz.

7. Sikkerhed

Vi gemmer adgangskoder kun som en irreversibel hash (scrypt) og gemmer API-nøgler i databasen kun som et fingeraftryk - De ser værdien i klartekst kun én gang, når den oprettes. Al kommunikation er krypteret via HTTPS. Følsomme data (adgangskoder, nøgler, operatørens adgangstokens) skrives aldrig til driftslogge.

8. Cookies og trafikmåling

Vi bruger nødvendige cookies til at holde Dem logget ind og få formularer til at virke. Uden dem ville tjenesten ikke fungere, så vi beder ikke om samtykke til dem.

Trafikken på hjemmesiden måles af et værktøj, der drives af operatøren af vores cloudinfrastruktur (se punkt 5): det tæller sidevisninger og grove data om enhed, browser og land. Det gemmer ingen cookies eller andet i Deres browser og kobler aldrig enkelte besøgende sammen med hinanden eller på tværs af websteder, så vi beder ikke om samtykke til det. Vi fjerner sideadressen, før den sendes: et link til kontobekræftelse eller nulstilling af adgangskode sender aldrig Deres e-mail eller engangstoken.

Derudover måler vi, om vores annoncering på Facebook og Instagram virker - nærmere bestemt hvor mange der har registreret sig og fyldt saldo op, efter at have set den. Hertil bruger vi værktøjer fra Meta, som gemmer deres egne cookies i Deres browser og sender Meta den side, De besøgte, Deres registrering og Deres saldopåfyldning (Deres e-mail kun som irreversibel hash, aldrig i læsbar form). Vi måler på samme måde effekten af vores annoncering i Google Søgning: vi gemmer klikidentifikatoren fra adressen på Deres konto ved registreringen og fortæller senere Google, hvornår De aktiverede Deres konto, og hvornår De første gang fyldte saldo op (ingen e-mail, kun klikidentifikatoren, tidspunktet og beløbet). Vi slår denne måling kun til når De giver samtykke dertil i det banner, der vises ved Deres første besøg. Indtil De giver samtykke, indlæses ingen kode til annoncemåling overhovedet.

Samtykket er frivilligt, har ingen betydning for, hvordan volai fungerer, og De kan til enhver tid trække det tilbage - slet dette websteds cookies i Deres browser, så spørger banneret igen. Vi husker Deres samtykke i et år.

9. Kontakt

Ved alt, der vedrører behandling af personoplysninger, eller for at udøve Deres rettigheder, kontakt os på podpora@volai.cz. De vilkår, der regulerer brugen af tjenesten, er fastsat særskilt i vilkårene for brug.