Privacybeleid

Dit document beschrijft welke persoonsgegevens volai verwerkt, met welk doel, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u hebt op grond van de AVG. Het geldt voor gebruikers van de Dienst, voor mensen die via de Dienst worden gebeld of een sms ontvangen, en voor mensen die een sms sturen naar het mobiele nummer van een klant of een sms sturen naar of bellen met het “nummer voor bellen en sms” van een klant.

1. Wie de verwerkingsverantwoordelijke is

Verwerkingsverantwoordelijke is ANOVIA Finance s.r.o. (IČO 01757237), gevestigd te Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, Tsjechië, ingeschreven in het handelsregister van de Městský soud v Praze (rechtbank van Praag), afdeling C, inschrijving 266323. Voor alle vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via podpora@volai.cz.

De volai-connector voor OpenAI wordt gepubliceerd door Fabikonam, s.r.o. (IČO 23918560), gevestigd te Dominikánské náměstí 656/2, Brno-město, 602 00 Brno, Tsjechië, met machtiging van ANOVIA Finance s.r.o. Fabikonam treedt uitsluitend op als uitgever van de connector en verwerkt geen volai-klantgegevens. ANOVIA Finance s.r.o. blijft die gegevens verwerken in de rollen die in dit beleid zijn beschreven, waaronder haar rol als verwerker van de klant voor de inhoud van gesprekken.

2. Welke gegevens wij verwerken

• Account: e-mailadres, naam, gehasht wachtwoord en adres (als u een geografisch telefoonnummer koopt - vereist in verband met alarmnummers).
• Telefoniemetagegevens: telefoonnummers (bij ontvangen sms ook het nummer of de naam van de afzender), tijd en duur van gesprekken en sms, richting en status, en de prijs die voor elke actie is berekend.
• Inhoud van de communicatie: de tekst van verzonden en ontvangen sms (ontvangen sms alleen voor klanten met de aanvullende dienst mobiel nummer of een “nummer voor bellen en sms”), en transcripten en samenvattingen van gesprekken met de spraakagent.
• Gespreksopnames: audio-opnames van gesprekken die de spraakagent afhandelt. Opnemen kan bij de agent worden uitgeschakeld; opnames verwijderen wij 90 dagen na het gesprek.
• Uit gesprekken vastgelegde gegevens: informatie die de agent uit een gesprek vastlegt zoals de klant dat heeft ingesteld (bijvoorbeeld een naam, een datum of een ordernummer). De klant bepaalt de omvang van deze gegevens via de configuratie van zijn agent - wij weten niet vooraf wat hij zal vastleggen.
• Betalingen en facturen: geschiedenis van opwaarderingen (bedrag, datum), factuurgegevens (bedrijfsnaam, IČO, btw-nummer, adres) en uitgegeven belastingfacturen - kaartgegevens worden uitsluitend door de betaalprovider verwerkt en bereiken ons nooit.
• Technische gegevens: IP-adres, identificatie van browser en API-sleutel, en toegangslogs, voor beveiliging en het opsporen van misbruik.
• Registratiebron: hoe u volai hebt gevonden - campagneparameters uit het adres (utm_source en dergelijke), het adres van de verwijzende pagina zonder parameters en de eerste pagina die u hebt bezocht. Wij leggen dit eenmalig vast wanneer het account wordt aangemaakt, om te weten welke wegen naar ons leiden; zonder uw toestemming voor meting wordt hiervoor niets in uw browser opgeslagen.
• Gekozen abonnementsniveau: als u op de website een niveau van het maandabonnement kiest en zich vanaf daar registreert of aanmeldt, slaan wij dat 30 dagen bij uw account op. Wij gebruiken het om u na verificatie van uw e-mailadres naar het activeren van het abonnement te brengen, ook als u later naar de verificatie terugkeert, en om te weten hoeveel mensen vanaf de website het abonnement daadwerkelijk activeren (ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van het aanbod). Daarnaast tellen wij geaggregeerd hoeveel accounts elke stap richting het betalen van een abonnement hebben doorlopen (zowel vanaf de website als vanuit het portaal of via de API); deze geaggregeerde tellers bevatten geen lijst van accounts en worden na 120 dagen verwijderd. De registratie van het gekozen niveau wordt na 30 dagen automatisch verwijderd.

Google Agenda: koppelingen en afspraakgegevens

Het koppelen van Google Agenda is optioneel en verloopt via het toestemmingsscherm van Google. Volai leest uw agendalijst (identificatiecodes, namen, tijdzones en toegangsrollen) en afspraakgegevens (titel, begin, einde, status en revisie). Het gebruikt deze gegevens om agenda's weer te geven, na uw bevestiging de titel of tijd van een afspraak te wijzigen en informatie te leveren aan een taak waaraan u de afspraak koppelt.

Wij slaan OAuth-toegangs- en vernieuwingstokens versleuteld op. Onze webinfrastructuur verwerkt de agendaverzoeken en onze database bewaart het verbindingsrecord. Wij ontvangen uw Google-wachtwoord niet. Door de koppeling in het portaal te verbreken, verwijdert u de opgeslagen verbinding en tokens; u kunt de toegang van Volai ook intrekken in uw Google-account. Uw oorspronkelijke Google-afspraken worden daarmee niet verwijderd. Gegevens die al naar taken en geschiedenis zijn gekopieerd, volgen de bewaartermijnen in paragraaf 4.

Wanneer u de REST-API of MCP gebruikt, geven wij de gevraagde agendagegevens terug aan de client die u via de volai-aanmelding (OAuth) hebt gemachtigd of aan wie u uw volai-API-sleutel hebt toevertrouwd; dat kan ook een externe AI-assistent zijn. Als u een afspraak aan een spraaktaak koppelt, kunnen de titel en de tijd ervan deel gaan uitmaken van de gesprekscontext die de hieronder genoemde aanbieders van AI-spraak verwerken. Het delen dient de functie die u hebt gekozen. Wij sturen geen Google-tokens naar deze clients.

Wij verkopen Google Agenda-gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertentietargeting of voor het trainen van algemene AI-modellen. Volai gebruikt gegevens die via Google-API's zijn verkregen in overeenstemming met het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Gebruikersgegevensbeleid van Google API's

3. Doel en rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken gegevens in de eerste plaats om onze overeenkomst met u uit te voeren - zodat wij een nummer kunnen leveren, een gesprek kunnen doorverbinden, een sms kunnen versturen of de spraakagent kunnen laten draaien, en dat correct kunnen factureren. Technische gegevens en beveiligingslogs verwerken wij op grond van gerechtvaardigd belang (voorkomen van fraude en misbruik). E-mails over uw account (verificatie, laag tegoed) zijn een noodzakelijk onderdeel van de Dienst; verdere communicatie sturen wij alleen met uw toestemming.

Gespreksopnames en gegevens die de agent uit een gesprek vastlegt, verwerken wij eveneens op grond van de uitvoering van onze overeenkomst - dit zijn functies die de klant bij zijn agent heeft ingeschakeld en die wij anders niet zouden kunnen leveren. Ten aanzien van de beller is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens de klant die de agent exploiteert; in deze verhouding zijn wij verwerker en volgen wij zijn instructies. De beller informeren dat het gesprek wordt opgenomen en wat de agent vastlegt, is dus de verantwoordelijkheid van de klant.

Buiten deze rol beoordelen wij eenmaal per week ook de gesprekken die onze eigen spraakengine in de afgelopen week heeft afgehandeld, om de kwaliteit van de dienst te controleren en te verbeteren. Het transcript van het gesprek wordt eerst automatisch gepseudonimiseerd, zonder een AI-model te gebruiken: namen, bedrijven, plaatsen, e-mailadressen, websites, rekeningnummers en andere gevoelige nummers worden vervangen door tijdelijke aanduidingen en telefoonnummers door willekeurige cijfers. De pseudonimisering is geautomatiseerd en kan af en toe iets over het hoofd zien. Het gepseudonimiseerde transcript wordt vervolgens beoordeeld door een taalmodel in de rol van onafhankelijke "rechter". Binnen deze reikwijdte treden wij niet op als uw verwerker onder uw instructies, maar in ons eigen belang als exploitant; de rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij de kwaliteit en verbetering van de dienst (art. 6 lid 1 onder f AVG). Het resultaat zijn geaggregeerde statistieken en kwaliteitsscores voor intern gebruik; er wordt niets teruggegeven aan klanten of bellers. Als u niet wilt dat de gesprekken van uw agents worden meegenomen in de beoordeling, stuur dan een e-mail aan het supportadres aan het einde van deze voorwaarden en wij sluiten uw account van de beoordeling uit. Iedereen met wie de agent heeft gesproken, kan op dezelfde manier op elk moment bezwaar maken: stuur gewoon uw telefoonnummer naar hetzelfde adres en wij nemen uw gesprekken niet langer mee in de beoordeling.

4. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens zolang uw account bestaat. Na opheffing verwijderen wij telefoonnummers, transcripten en berichtinhoud binnen 30 dagen, behalve gegevens die wij volgens de wet langer moeten bewaren (bijvoorbeeld boekhoudkundige gegevens over betalingen, gedurende de termijn die de belastingvoorschriften vereisen). Beveiligingslogs worden doorgaans 90 dagen bewaard. Sms die op een mobiel nummer zijn ontvangen (tekst, nummer van de afzender en tijd) worden 90 dagen na ontvangst bewaard en daarna verwijderd. Hetzelfde geldt voor sms die op een “nummer voor bellen en sms” zijn ontvangen. Gespreksopnames verwijderen wij 90 dagen na het gesprek, ongeacht of het account blijft bestaan - het transcript van het gesprek blijft in uw account. Transcripten die wij ophalen voor de in paragraaf 3 beschreven wekelijkse kwaliteitsbeoordeling, worden 14 dagen in hun oorspronkelijke vorm bewaard en in gepseudonimiseerde vorm, samen met de beoordelingen, 8 weken; zodra de termijn is verstreken, verwijdert de eerstvolgende wekelijkse opschoning ze. Uitzondering is een ankerset van ongeveer 20 gepseudonimiseerde gesprekken waarmee wij meten hoe stabiel de beoordelingen in de loop van de tijd zijn en die wij elk kwartaal vernieuwen. Het opheffen van uw account verwijdert deze kopieën niet; ze worden bewaard voor de bovengenoemde termijnen en wij verwijderen ze op verzoek eerder. Geaggregeerde beoordelingsresultaten die niet meer aan een specifiek gesprek zijn te koppelen, bewaren wij langer.

5. Verwerkers en ontvangers van gegevens

Bij de verwerking worden wij bijgestaan door zorgvuldig geselecteerde leveranciers. Met de verwerkers in de onderstaande tabel hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten, met uitzondering van DIDWW Ireland Limited: voor DIDWW gelden de voorwaarden en de privacyverklaring van die onderneming (https://www.didww.com/privacy-notice). De ontvangers vallen onder de volgende categorieën:

• Cloudinfrastructuur en database: Hosting voor de applicatie en de database waarin account-, nummer-, gesprek- en berichtgegevens worden opgeslagen, plus anonieme meting van het websiteverkeer. Servers in de EU.
• Telecomoperator: Levert technisch de telefoonnummers en verzorgt gesprekken en sms. Een Tsjechische operator, actief binnen Tsjechië. Bij de aanvullende dienst mobiel nummer komen het nummer en het sms-verkeer van een Amerikaanse aanbieder (zie de tabel hieronder), niet van een Tsjechische operator. Bij het “nummer voor bellen en sms” komen het nummer, de gesprekken en de sms van een Ierse aanbieder (zie de tabel hieronder), niet van een Tsjechische operator.
• Aanbieder van AI-spraak: Verwerkt gesprekken met de spraakagent, de opnames ervan en de transcripten. Bij agents op het standaardplatform worden audio-opnames 90 dagen bij deze aanbieder opgeslagen en staan ze nooit rechtstreeks bij ons. Elke doorgifte buiten de EU valt onder standaardcontractbepalingen.
• Betaalprovider: Verwerkt betaalkaarten bij het opwaarderen van tegoed. Kaartgegevens bereiken ons nooit rechtstreeks.
• E-mailinfrastructuur: Verstuurt transactionele e-mails (accountverificatie, waarschuwingen over laag tegoed).
• Advertentieplatform: Meet de effectiviteit van onze advertenties - alleen wanneer u daarvoor toestemming geeft (zie paragraaf 8). Wij documenteren zelf het mechanisme van geen enkele doorgifte buiten de EU (bijvoorbeeld het EU-US Data Privacy Framework) en vertrouwen op de eigen waarborgen van de leverancier op grond van de AVG.
• Infrastructuur van de eigen spraakengine: Servers waarop de eigen spraakengine van volai draait (gespreksbesturing, mediaslaag, detectie van het einde van een beurt) - gebruikt voor agents die naar deze engine zijn overgezet. Spraaktranscriptie en spraaksynthese, en het taalmodel dat het gesprek voert, worden geleverd door leveranciers in de volgende twee categorieën. Bij agents op de eigen engine slaan deze servers ook gespreksopnames en transcripten op. Servers in de EU.
• Spraaktranscriptie en spraaksynthese van de eigen spraakengine: Zet de spraak van de beller om in tekst en het antwoord van de agent terug in spraak, voor agents op de eigen spraakengine. Elke doorgifte buiten de EU valt onder standaardcontractbepalingen.
• Taalmodel van de eigen spraakengine: Voert het gesprek van de spraakagent op de eigen engine - bepaalt wat de agent tijdens het gesprek zegt. Bij sommige leveranciers in deze categorie valt elke doorgifte buiten de EU onder standaardcontractbepalingen; bij andere documenteren wij dat zelf niet en vertrouwen wij op de eigen waarborgen van de leverancier op grond van de AVG.
• Samenvatting en beoordeling van gesprekken: Maakt na afloop van een gesprek een tekstsamenvatting en - als voor de agent een doel is ingesteld - beoordeelt aan de hand van het transcript of dat is bereikt. Voor gesprekken die de eigen spraakengine afhandelt, beoordeelt het bovendien eenmaal per week de kwaliteit van de spraakagent aan de hand van een gepseudonimiseerd transcript (zie paragraaf 3). Elke doorgifte buiten de EU valt onder standaardcontractbepalingen.

Wij geven alleen gegevens door naar de VS voor zover dat nodig is voor de werking en de hierboven beschreven wekelijkse kwaliteitsbeoordeling. Voor Cartesia, ElevenLabs en Anthropic valt deze doorgifte onder de EU-standaardcontractbepalingen van hun eigen verwerkersovereenkomst (DPA) - dat hebben wij rechtstreeks gecontroleerd op hun openbaar beschikbare DPA-pagina. Voor de andere leveranciers met hoofdkantoor in de VS (Resend, Stripe, Twilio, Google (Gemini) en Meta) claimen wij zelf geen specifiek doorgiftemechanisme en vertrouwen wij op hun eigen waarborgen op grond van de AVG.

Wij delen gegevens met niemand anders, behalve wanneer de wet dat vereist en behalve voor de doorgiften aan het systeem van de klant of een client die de klant koppelt, zoals beschreven in de volgende alinea's.

Een bijzonder geval is het hulpmiddel (tool) van de spraakagent: wanneer een klant er een instelt, sturen wij tijdens het gesprek een verzoek naar het adres dat hij heeft opgegeven, samen met de gegevens die hij in het hulpmiddel heeft gedefinieerd - doorgaans het nummer van de beller en informatie die tijdens het gesprek is verzameld. Op dat moment is de ontvanger het systeem van de klant, niet een andere leverancier van ons; de klant bepaalt zowel de omvang van de verzonden gegevens als de beveiliging van het bestemmingssysteem.

Als u een externe applicatie of AI-assistent koppelt via de volai-aanmelding (OAuth) of een API-sleutel, geven wij de gegevens terug die door de gemachtigde aanroepen van die client worden opgevraagd. De ontvanger is de client die u kiest en zijn aanbieder, bijvoorbeeld OpenAI bij gebruik van ChatGPT of Anthropic bij gebruik van Claude. Afhankelijk van de aangeroepen functie kan dit uw accountidentificatie en e-mailadres, tegoedsaldo, telefoonnummers en instellingen inclusief SIP-inloggegevens, contacten, gesprekken, opnames, transcripten, sms, agentconfiguraties, taken, facturen en gekoppelde agendagegevens omvatten. Deze doorgifte dient de functie die u via de client gebruikt; Fabikonam, de uitgever van de connector, wordt er geen ontvanger van klantgegevens door.

Voordat een OAuth-verbinding wordt goedgekeurd, tonen wij de gevraagde machtigingen, inclusief wijzigingen aan het account en betaalde acties. U kunt de toegang op elk moment intrekken onder API en MCP in het portaal; API-sleutels kunt u intrekken in het toegangsbeheer. Intrekking voorkomt verder gebruik van die toegang, maar verwijdert geen gegevens die al naar de externe client zijn gestuurd en maakt voltooide gesprekken, berichten of bestellingen niet ongedaan. De verdere verwerking, bewaring en verwijdering van zijn kopieën door de aanbieder van de client worden beheerst door diens voorwaarden, privacybeleid en uw accountinstellingen bij die aanbieder. De bewaring door volai blijft paragraaf 4 van dit beleid volgen.

6. Uw rechten

U hebt het recht op inzage in uw persoonsgegevens, op rectificatie of verwijdering ervan, op beperking van de verwerking, op gegevensoverdraagbaarheid en op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Stuur uw verzoek gewoon naar podpora@volai.cz, dan handelen wij het zonder onnodige vertraging af. Als u meent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Tsjechische toezichthouder voor gegevensbescherming (Úřad pro ochranu osobních údajů) op uoou.cz.

7. Beveiliging

Wachtwoorden slaan wij alleen op als onomkeerbare hash (scrypt), en API-sleutels slaan wij in de database alleen op als vingerafdruk - de leesbare waarde ziet u slechts eenmaal, bij het aanmaken. Alle communicatie is via HTTPS versleuteld. Gevoelige gegevens (wachtwoorden, sleutels, toegangstokens van operators) worden nooit in operationele logs geschreven.

8. Cookies en verkeersmeting

Wij gebruiken functionele cookies om u aangemeld te houden en formulieren te laten werken. Zonder deze zou de Dienst niet functioneren, dus vragen wij hiervoor geen toestemming.

Het websiteverkeer wordt gemeten met een hulpmiddel van de exploitant van onze cloudinfrastructuur (zie paragraaf 5): het telt paginaweergaven en grove gegevens over apparaat, browser en land. Het slaat geen cookies of iets anders in uw browser op en koppelt individuele bezoekers nooit aan elkaar of over sites heen, dus vragen wij hiervoor geen toestemming. Wij verwijderen het paginaadres voordat wij het versturen: een link naar accountverificatie of een wachtwoordherstel stuurt nooit uw e-mailadres of eenmalige token mee.

Daarnaast meten wij of onze advertenties op Facebook en Instagram werken - concreet hoeveel mensen zich hebben geregistreerd en tegoed hebben opgewaardeerd nadat zij ze zagen. Daarvoor gebruiken wij hulpmiddelen van Meta, die eigen cookies in uw browser opslaan en Meta de pagina die u bezocht, uw registratie en uw opwaardering van tegoed doorgeven (uw e-mailadres alleen als onomkeerbare hash, nooit in leesbare vorm). Op dezelfde manier meten wij de effectiviteit van onze advertenties in Google Zoeken: bij de registratie slaan wij de klikidentificatie uit het adres bij uw account op en melden wij Google later wanneer u uw account hebt geactiveerd en wanneer u voor het eerst tegoed hebt opgewaardeerd (geen e-mailadres, alleen de klikidentificatie, het tijdstip en het bedrag). Deze meting schakelen wij alleen in wanneer u daarvoor toestemming geeft in de banner die bij uw eerste bezoek verschijnt. Zolang u geen toestemming geeft, wordt er helemaal geen code voor advertentiemeting geladen.

Toestemming is vrijwillig, heeft geen invloed op de werking van volai en u kunt haar op elk moment intrekken - verwijder de cookies van deze site in uw browser en de banner vraagt er opnieuw om. Wij onthouden uw toestemming één jaar.

9. Contact

Voor alles wat met de verwerking van persoonsgegevens te maken heeft, of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via podpora@volai.cz. De voorwaarden voor het gebruik van de Dienst staan apart in de gebruiksvoorwaarden.