Varstvo osebnih podatkov

Ta dokument opisuje, katere osebne podatke volai obdeluje, za kakšen namen, kako dolgo jih hrani in katere pravice imate po uredbi GDPR. Nanaša se na uporabnike storitve in na osebe, ki jih prek storitve kličemo ali jim pošiljamo SMS-e, ter na osebe, ki pišejo na mobilno številko stranke ali pišejo oziroma kličejo njeno „številka za klice in SMS“.

1. Kdo je upravljavec podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je ANOVIA Finance s.r.o., matična številka (IČO) 01757237, s sedežem Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, vpisana v poslovni register, ki ga vodi Mestno sodišče v Pragi (Městský soud v Praze), oddelek C, vložek 266323. V zadevah varstva osebnih podatkov nas kontaktirajte na podpora@volai.cz.

Izdajatelj konektorja volai za OpenAI je Fabikonam, s.r.o., matična številka (IČO) 23918560, s sedežem Dominikánské náměstí 656/2, Brno-město, 602 00 Brno, Češka republika, z dovoljenjem družbe ANOVIA Finance s.r.o. Fabikonam konektor le izdaja in ne obdeluje podatkov strank storitve volai. Te še naprej obdeluje ANOVIA Finance s.r.o. v vlogah, opisanih v teh načelih, vključno z vlogo obdelovalca do stranke pri vsebini klicev.

2. Katere podatke obdelujemo

• Račun: e-pošta, ime, zgoščeno geslo, naslov (če kupite geografsko telefonsko številko - zahteva ga vezava na klice v sili).
• Telefonski metapodatki: številke (pri prejetih SMS-ih tudi številka ali ime pošiljatelja), čas in trajanje klicev in SMS-ov, smer in stanje, cena zaračunanega opravila.
• Vsebina komunikacije: besedilo poslanih in prejetih SMS-ov (prejetih samo pri strankah z dodatkom mobilna številka ali z „številka za klice in SMS“), prepisi (transkripti) in povzetki klicev z glasovnim agentom.
• Posnetki klicev: zvočni zapis klicev, ki jih je vodil glasovni agent. Snemanje je pri agentu mogoče izklopiti; posnetke brišemo 90 dni od klica.
• Zapisani podatki iz klica: informacije, ki si jih agent po navodilu stranke zapiše iz klica (na primer ime, termin ali številka naročila). Obseg teh podatkov določa stranka s konfiguracijo agenta - vnaprej ne vemo, kaj si bo dala zapisati.
• Plačila in računi: zgodovino polnjenja dobroimetja (znesek, datum), obračunske podatke (naziv podjetja, IČO, DIČ, naslov) in izdane davčne račune - podatke o plačilni kartici obdeluje izključno plačilni prehod, do nas ne pridejo.
• Tehnični zapisi: naslov IP, identifikacija brskalnika in ključi API, dostopni dnevniki - zaradi varnosti in odkrivanja zlorab.
• Vir registracije: od kod ste prišli na volai - parametri kampanje iz naslova (utm_source in podobni), naslov napotitvene strani brez parametrov in prva obiskana stran. Zapišemo jih enkrat ob ustvarjenju računa, da vemo, katere poti vodijo k nam; v brskalnik se pri tem brez vaše privolitve za merjenje nič ne shranjuje.
• Izbrana stopnja paketa: ko na spletu izberete stopnjo mesečnega paketa in se glede na to registrirate ali prijavite, jo shranimo k računu za 30 dni. Uporabljamo jo, da vas po potrditvi e-pošte pripeljemo do njegovega vklopa tudi, če se k potrditvi vrnete pozneje, in da vemo, koliko ljudi s spleta paket res vklopi (zakoniti interes za izboljševanje ponudbe). Poleg tega zbirno štejemo, koliko računov je prešlo posamezne korake do plačila paketa (s spleta in iz portala ali prek API-ja); ti zbirni števci ne vsebujejo seznama računov in se po 120 dneh brišejo. Zapis o izbrani stopnji se po 30 dneh sam izbriše.

Google Calendar: povezava in delo z dogodki

Google Koledar povežete prostovoljno prek soglasnega zaslona Google. Volai prebere seznam vaših koledarjev (identifikatorje, imena, časovne pasove in pooblastila) in podatke dogodkov (naslov, začetek, konec, stanje in revizijo). Uporablja jih za prikaz koledarja, za spremembo naslova ali časa dogodka po vaši potrditvi in kot vir za nalogo, h kateri dogodek povežete.

Dostopne in osvežitvene žetone OAuth shranjujemo šifrirano. Koledarske zahteve obdeluje naša spletna infrastruktura, zapis povezave pa je v naši podatkovni zbirki. Gesla za račun Google ne pridobivamo. Z odklopom v portalu izbrišete shranjeno povezavo in žetone; pooblastilo aplikacije lahko prav tako umaknete v svojem računu Google. S tem se izvirni dogodki v Googlu ne izbrišejo. Podatki, ki so že prevzeti v naloge in zgodovino, so podvrženi rokom iz dela 4.

Če uporabite REST API ali MCP, vrnemo zahtevane koledarske podatke odjemalcu, ki ste mu dovolili dostop prek prijave volai (OAuth) ali ste mu zaupali svoj ključ API volai; lahko gre tudi za zunanjega pomočnika z umetno inteligenco. Če dogodek povežete z glasovno nalogo, so lahko njegov naslov in čas del podlage za klic, ki jo obdelajo ustrezni ponudniki glasovne umetne inteligence, navedeni spodaj. Deljenje služi funkciji, ki ste jo izbrali. Žetonov Google tem odjemalcem ne pošiljamo.

Podatkov iz Google Koledarja ne prodajamo, ne uporabljamo za ciljanje oglasov niti za učenje splošnih modelov umetne inteligence. Volai uporablja podatke, pridobljene prek API-jev Google, v skladu z Google API Services User Data Policy, vključno z zahtevami Limited Use.

Pravilnik o uporabi uporabniških podatkov API-jev Google

3. Namen in pravna podlaga obdelave

Podatke obdelujemo predvsem za izpolnitev pogodbe - da lahko zagotovimo številko, povežemo klic, pošljemo SMS ali zaženemo glasovnega agenta in vse pravilno obračunamo. Tehnične zapise in varnostne dnevnike obdelujemo na podlagi zakonitega interesa (preprečevanje zlorab in goljufij). E-sporočila v zvezi z delovanjem računa (potrditev, nizko dobroimetje) so nujen del storitve; vsakršno drugo komunikacijo bi pošiljali samo z vašo privolitvijo.

Posnetke klicev in podatke, ki si jih agent zapiše iz klica, obdelujemo prav tako na podlagi izpolnitve pogodbe - to so funkcije, ki jih je stranka pri agentu vklopila in brez katerih ji jih ne bi mogli zagotoviti. Do klicatelja je upravljavec teh podatkov stranka, ki agenta upravlja; mi smo v tem razmerju obdelovalec in ravnamo po njenih navodilih. Obveščanje klicatelja o snemanju in o tem, kaj si agent zapisuje, je zato obveznost stranke.

Poleg te vloge enkrat tedensko ocenjujemo tudi klice, ki jih je v preteklem tednu vodil naš lasten glasovni motor, zaradi nadzora in izboljševanja kakovosti storitve. Prepis klica najprej samodejno, brez uporabe modela umetne inteligence, psevdonimiziramo: imena, podjetja, kraje, e-poštne naslove, spletna mesta, številke računov in druge občutljive številke nadomestimo z oznakami, telefonske številke pa z naključnimi števkami. Psevdonimizacija je strojna in lahko izjemoma kaj spregleda. Psevdonimiziran prepis nato oceni jezikovni model kot neodvisni „razsodnik“. V tem obsegu ne nastopamo kot vaš obdelovalec po vaših navodilih, temveč v lastnem interesu kot izvajalec; pravna podlaga je naš zakoniti interes za kakovost in izboljševanje storitve (člen 6, odstavek 1, točka f) GDPR). Rezultat so zbirne statistike in ocene kakovosti za našo interno uporabo, nič se ne vrača strankam ali klicateljem. Kdor ne želi, da bi se klici njegovih agentov vključevali v ocenjevanje, naj napiše na naslov podpore iz razdelka 9 in njegov račun iz ocenjevanja izločimo. Enako lahko kadar koli ugovarja tudi oseba, s katero je agent govoril: dovolj je, da na isti naslov napiše svojo telefonsko številko, in njenih klicev ne bomo več vključevali v ocenjevanje.

4. Kako dolgo podatke hranimo

Podatke hranimo, dokler račun obstaja. Po njegovem preklicu v 30 dneh izbrišemo telefonske številke, transkripte in vsebino sporočil, razen podatkov, ki jih moramo po zakonu hraniti dlje (npr. računovodske listine o plačilih za obdobje, ki ga zahtevajo davčni predpisi). Varnostne dostopne dnevnike običajno hranimo 90 dni. SMS-e, prejete na mobilni številki (besedilo, številka pošiljatelja in čas), hranimo 90 dni od prejema in jih nato izbrišemo. Enako velja za SMS-e, prejete na „številka za klice in SMS“. Posnetke klicev brišemo 90 dni od klica ne glede na to, ali račun še obstaja - prepis klica v računu ostane. Prepise, ki jih za tedensko oceno kakovosti po razdelku 3 prenesemo, hranimo v izvirni obliki 14 dni, v psevdonimizirani obliki skupaj z ocenami pa 8 tednov; po izteku roka jih izbriše najbližje tedensko čiščenje. Izjema je sidrni nabor približno 20 psevdonimiziranih klicev za merjenje stabilnosti ocenjevanja skozi čas, ki ga obnavljamo vsako četrtletje. S preklicem računa se te kopije ne izbrišejo, dočakajo navedeni rok; na zahtevo jih izbrišemo prej. Zbirne rezultate ocenjevanja, ki jih ni več mogoče povezati z določenim klicem, hranimo tudi dlje.

5. Obdelovalci in prejemniki podatkov

Pri obdelavi nam pomagajo preverjeni dobavitelji. Z obdelovalci v spodnji tabeli imamo sklenjene pogodbe o obdelavi, razen z družbo DIDWW Ireland Limited: zanjo veljajo njeni pogoji in obvestilo o varstvu osebnih podatkov (https://www.didww.com/privacy-notice). Gre za naslednje kategorije prejemnikov:

• Oblačna infrastruktura in podatkovna zbirka: Gostovanje aplikacije in podatkovne zbirke, v kateri so shranjeni podatki računa, številk, klicev in sporočil, ter anonimno merjenje obiska spletnega mesta. Strežniki v EU.
• Telekomunikacijski operater: Tehnično zagotavlja telefonske številke, prenos klicev in SMS-ov. Češki operater, obratovanje na Češkem. Pri dodatku mobilna številka številko in prenos SMS-ov zagotavlja ameriški ponudnik (glejte tabelo spodaj), ne češki operater. Pri „številka za klice in SMS“ številko, klice in SMS-e zagotavlja irski ponudnik (glejte tabelo spodaj), ne češki operater.
• Ponudnik glasovne umetne inteligence: Obdeluje klice z glasovnim agentom, njihove posnetke in prepise. Pri agentih na standardni platformi so zvočni posnetki shranjeni pri njem za 90 dni, pri nas samih jih ni. Morebiten prenos zunaj EU je zavarovan s standardnimi pogodbenimi klavzulami.
• Plačilni prehod: Obdelava plačilnih kartic ob polnjenju dobroimetja. Podatki o kartici do nas nikoli ne pridejo.
• E-poštna infrastruktura: Pošiljanje transakcijskih e-sporočil (potrditev računa, opozorila o nizkem dobroimetju).
• Oglaševalska platforma: Merjenje učinkovitosti našega oglaševanja - samo če za to date privolitev (glejte razdelek 8). Mehanizma morebitnega prenosa zunaj EU (na primer okvira EU-US Data Privacy Framework) sami ne dokazujemo in se ravnamo po jamstvih dobavitelja po GDPR.
• Infrastruktura lastnega glasovnega motorja: Strežniki, na katerih teče lasten glasovni motor volai (vodenje klica, medijski sloj, zaznavanje konca replike) - uporablja se pri agentih, preklopljenih na ta motor. Prepis in sintezo govora ter jezikovni model, ki vodi pogovor, zagotavljajo dobavitelji iz naslednjih dveh kategorij. Pri agentih na lastnem motorju so na teh strežnikih shranjeni tudi posnetki in prepisi klicev. Strežniki v EU.
• Prepis in sinteza govora lastnega glasovnega motorja: Pretvarja govor klicatelja v besedilo in odgovor agenta nazaj v govor, pri agentih na lastnem glasovnem motorju. Morebiten prenos zunaj EU je zavarovan s standardnimi pogodbenimi klavzulami.
• Jezikovni model lastnega glasovnega motorja: Vodi pogovor glasovnega agenta na lastnem motorju - odloča, kaj agent v klicu pove. Prenos zunaj EU je pri nekaterih dobaviteljih v tej kategoriji zavarovan s standardnimi pogodbenimi klavzulami, pri drugih tega sami ne dokazujemo in se ravnamo po njihovih jamstvih po GDPR.
• Povzetek in ocena klica: Po koncu klica ustvari besedilni povzetek in - če ima agent nastavljen cilj - iz prepisa oceni, ali je bil dosežen. Pri klicih lastnega glasovnega motorja poleg tega enkrat tedensko oceni kakovost glasovnega agenta na psevdonimiziranem prepisu (glejte razdelek 3). Morebiten prenos zunaj EU je zavarovan s standardnimi pogodbenimi klavzulami.

V ZDA podatke prenašamo samo v obsegu, potrebnem za delovanje in tedensko oceno kakovosti, opisano zgoraj. Pri dobaviteljih Cartesia, ElevenLabs in Anthropic je ta prenos zavarovan s standardnimi pogodbenimi klavzulami EU po njihovem lastnem dodatku o obdelavi (DPA) - to smo preverili neposredno na njihovi javno dostopni strani DPA. Pri drugih dobaviteljih s sedežem v ZDA (Resend, Stripe, Twilio, Google (Gemini) in Meta) mehanizma prenosa sami ne zatrjujemo in se ravnamo po njihovih lastnih jamstvih po GDPR.

Podatkov ne posredujemo nikomur drugemu, razen kadar nam to nalaga zakon, in razen prenosa v sistem stranke ali z njo povezanega odjemalca, opisanih v naslednjih odstavkih.

Poseben primer je orodje glasovnega agenta: ko ga stranka nastavi, med klicem pošljemo zahtevo na naslov, ki ga je vnesla, in z njo podatke, ki jih je v orodju določila - običajno številko klicatelja in informacije, ugotovljene med klicem. Prejemnik je v tem trenutku sistem stranke, ne še en naš dobavitelj; obseg poslanih podatkov in varnost ciljnega sistema določa stranka.

Če povežete zunanjo aplikacijo ali pomočnika z umetno inteligenco prek prijave volai (OAuth) ali ključa API, temu odjemalcu vračamo podatke, ki jih zahtevajo njegovi dovoljeni klici. Prejemnik je odjemalec, ki ste ga izbrali, in njegov ponudnik, na primer OpenAI pri uporabi v ChatGPT ali Anthropic pri uporabi v Claude. Glede na poklicano funkcijo je lahko to identifikator računa in e-pošta, dobroimetje, telefonske številke in nastavitve vključno z dostopnimi podatki SIP, kontakti, klici, posnetki, prepisi, SMS-i, konfiguracija agentov, naloge, računi in podatki povezanih koledarjev. Prenos služi izvedbi funkcije, ki jo prek odjemalca uporabljate; sam izdajatelj Fabikonam s tem ne postane prejemnik podatkov strank.

Pred povezavo prek OAuth prikažemo zahtevana pooblastila, vključno s spremembami računa in plačljivimi dejanji. Dostop lahko kadar koli prekličete v delu API in MCP v portalu; ključ API je mogoče razveljaviti v upravljanju dostopov. Preklic prepreči nadaljnjo uporabo tega dostopa, vendar ne odstrani podatkov, ki so že bili preneseni zunanjemu odjemalcu, niti ne razveljavi opravljenih klicev, sporočil ali naročil. Nadaljnje ravnanje s kopijami pri ponudniku odjemalca, njihova hramba in izbris se ravnajo po njegovih pogojih, načelih zasebnosti in nastavitvah vašega računa pri njem. Hrambo podatkov pri volai še naprej ureja del 4 teh načel.

6. Vaše pravice

Imate pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov, njihovega popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti in pravico do ugovora zoper obdelavo, ki temelji na zakonitem interesu. Zahtevo je dovolj poslati na podpora@volai.cz, obravnavali jo bomo brez nepotrebnega odlašanja. Če menite, da vaše podatke obdelujemo v nasprotju z zakonom, imate pravico vložiti pritožbo pri češkem Uradu za varstvo osebnih podatkov (Úřad pro ochranu osobních údajů, uoou.cz).

7. Varnost

Gesla shranjujemo samo kot nepovraten zgoščeni zapis (scrypt), ključe API v podatkovni zbirki samo kot odtis - v berljivi obliki jih vidite le enkrat, ob ustvarjanju. Vsa komunikacija poteka šifrirano prek HTTPS. Občutljivih podatkov (gesla, ključi, dostopni žetoni do operaterja) nikoli ne beležimo v obratovalne dnevnike.

8. Piškotki in merjenje obiska

Nujne piškotke uporabljamo za to, da ostanete prijavljeni in da obrazci delujejo. Brez njih storitev ne bi delovala, zato za njih privolitve ne vprašamo.

Obisk spletnega mesta meri orodje upravljavca naše oblačne infrastrukture (glejte razdelek 5): šteje prikaze strani in grobe podatke o napravi, brskalniku in državi. V vaš brskalnik ne shranjuje nobenih piškotkov ali česar koli drugega in posameznih obiskovalcev ne povezuje med seboj niti med spletnimi mesti, zato za to privolitve ne vprašamo. Naslov strani pred pošiljanjem očistimo: iz povezave za potrditev računa ali za obnovo gesla se vaša e-pošta ali enkratni žeton nikoli ne pošlje.

Poleg tega merimo, ali ima naše oglaševanje na Facebooku in Instagramu smisel - konkretno koliko ljudi se je po njem registriralo in napolnilo dobroimetje. Za to uporabljamo orodja družbe Meta, ki v vaš brskalnik shranjujejo lastne piškotke in Meti posredujejo podatek o obiskani strani, registraciji in polnjenju dobroimetja (e-pošta samo kot nepovraten odtis, nikoli berljivo). Enako merimo učinkovitost oglaševanja v iskalniku Google: identifikator klika iz naslova ob registraciji shranimo k računu, Googlu pa nato sporočimo, kdaj ste račun aktivirali in kdaj ste prvič napolnili dobroimetje (brez e-pošte, samo identifikator klika, čas in znesek). To merjenje vklopimo samo, če zanj date privolitev v vrstici, ki se prikaže ob prvem obisku. Dokler ne privolite, se koda za merjenje oglaševanja sploh ne naloži.

Privolitev je prostovoljna, na delovanje volai nima nobenega vpliva in jo lahko kadar koli prekličete - izbrišite piškotke tega spletnega mesta v brskalniku in vrstica vas bo znova vprašala. Privolitev si zapomnimo za eno leto.

9. Kontakt

Za karkoli v zvezi z obdelavo osebnih podatkov ali za uveljavljanje svojih pravic nas kontaktirajte na podpora@volai.cz. Pogoje uporabe storitve najdete posebej v pogojih uporabe.