Политика за поверителност

Този документ описва какви лични данни обработва volai, с каква цел, колко дълго ги съхраняваме и какви права имате по GDPR. Той се отнася до ползвателите на Услугата, както и до лицата, на които се обаждаме или изпращаме SMS чрез Услугата, и до лицата, които пишат на мобилния номер на клиент или пишат или се обаждат на „номер за обаждания и SMS“ на клиент.

1. Кой е администраторът на данните

Администратор на данните е ANOVIA Finance s.r.o. (ИЧО 01757237) със седалище на адрес Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, Чешка република, вписано в търговския регистър, воден от Градския съд в Прага (Městský soud v Praze), раздел C, вложка 266323. За всякакви въпроси относно обработването на лични данни се обръщайте към нас на podpora@volai.cz.

Конекторът на volai за OpenAI се публикува от Fabikonam, s.r.o. (ИЧО 23918560) със седалище на адрес Dominikánské náměstí 656/2, Brno-město, 602 00 Бърно, Чешка република, с упълномощаване от ANOVIA Finance s.r.o. Fabikonam действа единствено като издател на конектора и не обработва данни на клиенти на volai. ANOVIA Finance s.r.o. продължава да обработва тези данни в ролите, описани в тази политика, включително в ролята си на обработващ лични данни за клиента по отношение на съдържанието на обажданията.

2. Какви данни обработваме

• Акаунт: имейл адрес, име, хеширана парола и адрес (ако закупите географски телефонен номер - необходим за целите на спешните повиквания).
• Метаданни от телефонията: телефонни номера (за получените SMS и номерът или името на подателя), час и продължителност на обажданията и SMS, посока и състояние, както и цената, начислена за всяко действие.
• Съдържание на комуникацията: текстът на изпратените и получените SMS (получените само при клиенти с добавката мобилен номер или с „номер за обаждания и SMS“), както и преписи и резюмета на обажданията с гласовия агент.
• Записи на обажданията: звукови записи на обажданията, обработени от гласовия агент. Записът може да бъде изключен при агента; изтриваме записите 90 дни след обаждането.
• Данни, събрани от обажданията: информация, която агентът събира от обаждането според настройките на клиента (например име, дата или номер на поръчка). Клиентът определя обхвата на тези данни чрез конфигурацията на своя агент - предварително не знаем какво ще избере да събира.
• Плащания и фактури: история на зарежданията на баланс (сума, дата), платежни данни (име на фирмата, ИЧО, ДДС номер, адрес) и издадени данъчни фактури - данните от картата се обработват изключително от платежния шлюз и никога не достигат до нас.
• Технически записи: IP адрес, идентификация на браузъра и на API ключа и дневници за достъп - за целите на сигурността и откриването на злоупотреби.
• Източник на регистрацията: как сте открили volai - параметри на кампанията от адреса (utm_source и подобни), адресът на препращащата страница без параметри и първата страница, която сте посетили. Записваме ги веднъж, при създаването на акаунта, за да разберем кои пътища водят до нас; без Вашето съгласие за измерване за тази цел нищо не се съхранява в браузъра Ви.
• Избрано ниво на плана: ако изберете ниво на месечен план на уебсайта и се регистрирате или влезете оттам, го съхраняваме към акаунта Ви 30 дни. Използваме го, за да Ви отведем към включването на плана след потвърждаване на имейла, дори ако се върнете към потвърждението по-късно, и за да разберем колко от хората от уебсайта наистина включват плана (наш законен интерес да подобряваме предложението). Отделно броим обобщено колко акаунта са преминали през всяка стъпка към плащане на план (от уебсайта, както и от портала или API); тези обобщени броячи не съдържат списък на акаунти и се изтриват след 120 дни. Записът за избраното ниво се изтрива сам след 30 дни.

Google Calendar: връзки и данни за събития

Свързването на Google Calendar е по избор и използва екрана за съгласие на Google. Платформата volai чете списъка с Вашите календари (идентификатори, имена, часови зони и роли на достъп) и данните за събитията (заглавие, начало, край, състояние и ревизия). Използва тези данни, за да показва календарите, да променя заглавието или часа на събитие след Вашето потвърждение и да предоставя информация на задача, към която прикачите събитието.

Съхраняваме OAuth токените за достъп и за опресняване в криптиран вид. Нашата уеб инфраструктура обработва заявките към календара, а нашата база данни съхранява записа на връзката. Не получаваме Вашата парола за Google. Прекъсването на връзката в портала изтрива съхранената връзка и токените; можете също да отмените достъпа на volai в своя акаунт в Google. Това не изтрива Вашите оригинални събития в Google. Данните, вече копирани в задачи и история, следват сроковете за съхранение в раздел 4.

Когато използвате REST API или MCP, връщаме поисканите данни от календара на клиента, когото сте упълномощили чрез вход във volai (OAuth) или комуто сте поверили своя API ключ на volai; това може да е външен ИИ асистент. Ако прикачите събитие към гласова задача, неговото заглавие и час могат да станат част от контекста на обаждането, обработван от съответните доставчици на гласов ИИ, изброени по-долу. Споделянето служи на функцията, която сте избрали. Не изпращаме токените за Google на тези клиенти.

Не продаваме данните от Google Calendar, не ги използваме за рекламно таргетиране и за обучение на модели с изкуствен интелект с общо предназначение. volai използва данни, получени чрез API на Google, в съответствие с Политиката за потребителските данни на услугите с API на Google (Google API Services User Data Policy), включително изискванията за ограничена употреба.

Политика на Google за потребителските данни в API

3. Цел и правно основание за обработването

Обработваме данни основно за изпълнение на договора с Вас - за да можем да предоставим номер, да осъществим обаждане, да изпратим SMS или да управляваме гласовия агент и да ги таксуваме правилно. Техническите записи и дневниците за сигурност обработваме на основание законен интерес (предотвратяване на измами и злоупотреби). Имейлите във връзка с акаунта Ви (потвърждаване, нисък баланс) са необходима част от Услугата; всяка друга комуникация би се изпращала само с Вашето съгласие.

Записите на обажданията и данните, които агентът събира от обаждането, обработваме също на основание изпълнение на договора - това са функции, които клиентът е включил при своя агент, и иначе не бихме могли да ги предоставим. Спрямо обаждащия се администратор на тези данни е клиентът, който управлява агента; в тази връзка ние сме обработващ лични данни и следваме неговите указания. Затова уведомяването на обаждащия се, че обаждането се записва и какво събира агентът, е отговорност на клиента.

Извън тази роля веднъж седмично оценяваме и обажданията, обработени от нашия собствен гласов механизъм през изминалата седмица, за да проверяваме и подобряваме качеството на услугата. Преписът на обаждането първо се псевдонимизира автоматично, без използване на модел с изкуствен интелект: имена, фирми, места, имейл адреси, уебсайтове, номера на сметки и други чувствителни номера се заменят със заместители, а телефонните номера - с произволни цифри. Псевдонимизирането е автоматизирано и понякога може да пропусне нещо. След това псевдонимизираният препис се оценява от езиков модел, действащ като независим „съдия“. В този обхват не действаме като Ваш обработващ лични данни по Ваши указания, а в собствен интерес като оператор; правното основание е нашият законен интерес от качеството и подобряването на услугата (чл. 6, пар. 1, буква f от GDPR). Резултатът са обобщена статистика и оценки за качество за вътрешна употреба; на клиентите и на обаждащите се не се връща нищо. Ако не желаете обажданията на Вашите агенти да участват в оценяването, пишете на адреса за контакт от раздел 9 и ще изключим акаунта Ви от оценяването. Всеки, с когото агентът е разговарял, може да възрази по същия начин по всяко време: достатъчно е да изпрати своя телефонен номер на същия адрес и ще престанем да включваме обажданията му в оценяването.

4. Колко дълго съхраняваме данните

Съхраняваме данните, докато акаунтът Ви съществува. След закриването му изтриваме телефонните номера, преписите и съдържанието на съобщенията в рамките на 30 дни, с изключение на данни, които по закон сме длъжни да пазим по-дълго (например счетоводни документи за плащания, за срока, изискван от данъчните разпоредби). Дневниците за достъп във връзка със сигурността обикновено се пазят 90 дни. SMS, получени на мобилен номер (текст, номер на подателя и час), се пазят 90 дни след получаването и след това се изтриват. Същото важи за SMS, получени на „номер за обаждания и SMS“. Записите на обажданията изтриваме 90 дни след обаждането, независимо дали акаунтът продължава да съществува - преписът на обаждането остава във Вашия акаунт. Преписите, които изтегляме за описаното в раздел 3 седмично оценяване на качеството, се пазят в оригиналния си вид 14 дни, а в псевдонимизиран вид, заедно с оценките, 8 седмици; след изтичането на срока следващото седмично почистване ги изтрива. Изключение е опорен набор от около 20 псевдонимизирани обаждания, с който измерваме колко стабилни са оценките във времето и който подновяваме всяко тримесечие. Закриването на акаунта не изтрива тези копия; те се пазят за посочените по-горе срокове, а по Ваше искане ги изтриваме по-рано. Обобщените резултати от оценяването, които вече не могат да бъдат свързани с конкретно обаждане, пазим по-дълго.

5. Обработващи лични данни и получатели на данни

При обработването ни помагат проверени доставчици. С обработващите лични данни от таблицата по-долу имаме сключени споразумения за обработване на данни, с изключение на DIDWW Ireland Limited: за DIDWW важат неговите условия и неговото уведомление за поверителност (https://www.didww.com/privacy-notice). Получателите са в следните категории:

• Облачна инфраструктура и база данни: Хостинг на приложението и на базата данни, в която се съхраняват данни за акаунти, номера, обаждания и съобщения, както и анонимно измерване на трафика на уебсайта. Сървърите се намират в ЕС.
• Телекомуникационен оператор: Технически осигурява телефонните номера и предава обажданията и SMS. Чешки оператор, работещ в рамките на Чешката република. При добавката мобилен номер номерът и предаването на SMS идват от доставчик от САЩ (вж. таблицата по-долу), а не от чешки оператор. При „номер за обаждания и SMS“ номерът, обажданията и SMS идват от ирландски доставчик (вж. таблицата по-долу), а не от чешки оператор.
• Доставчик на гласов ИИ: Обработва обажданията с гласовия агент, техните записи и преписи. За агентите на стандартната платформа звуковите записи се съхраняват при този доставчик 90 дни и никога не се намират директно при нас. Евентуалното предаване извън ЕС е покрито от стандартни договорни клаузи.
• Платежен шлюз: Обработва платежните карти при зареждане на баланс. Данните от картата никога не достигат директно до нас.
• Имейл инфраструктура: Изпраща транзакционни имейли (потвърждаване на акаунт, предупреждения за нисък баланс).
• Рекламна платформа: Измерва ефективността на нашата реклама - само когато дадете съгласие за това (вж. раздел 8). Самите ние не документираме механизма за евентуално предаване извън ЕС (например Рамката за защита на данните ЕС-САЩ) и разчитаме на собствените гаранции на доставчика по GDPR.
• Инфраструктура на собствения гласов механизъм: Сървъри, на които работи собственият гласов механизъм на volai (управление на обажданията, медиен слой, засичане на края на реплика) - използват се за агенти, превключени на този механизъм. Преписването и синтезът на реч, както и езиковият модел, който води разговора, се осигуряват от доставчиците в следващите две категории. За агентите на собствения механизъм тези сървъри съхраняват и записите и преписите на обажданията. Сървъри в ЕС.
• Преписване и синтез на реч на собствения гласов механизъм: Превръща речта на обаждащия се в текст и отговора на агента обратно в реч, за агентите на собствения гласов механизъм. Евентуалното предаване извън ЕС е покрито от стандартни договорни клаузи.
• Езиков модел на собствения гласов механизъм: Води разговора на гласовия агент на собствения механизъм - решава какво казва агентът по време на обаждането. При някои доставчици от тази категория евентуалното предаване извън ЕС е покрито от стандартни договорни клаузи; за други не го документираме сами и разчитаме на собствените гаранции на доставчика по GDPR.
• Резюме и оценка на обаждането: След приключване на обаждането създава текстово резюме и - ако за агента е зададена цел - оценява по преписа дали е постигната. За обажданията, обработени от собствения гласов механизъм, допълнително веднъж седмично оценява качеството на гласовия агент върху псевдонимизиран препис (вж. раздел 3). Евентуалното предаване извън ЕС е покрито от стандартни договорни клаузи.

Предаваме данни към САЩ само в степента, необходима за работата и за описаното по-горе седмично оценяване на качеството. За Cartesia, ElevenLabs и Anthropic това предаване е покрито от стандартни договорни клаузи на ЕС по собственото им споразумение за обработване на данни (DPA) - проверихме това директно на публично достъпната им страница с DPA. За останалите доставчици със седалище в САЩ (Resend, Stripe, Twilio, Google (Gemini) и Meta) сами не се позоваваме на конкретен механизъм за предаване и разчитаме на собствените им гаранции по GDPR.

Не споделяме данни с никого другиго, освен когато това се изисква от закона и с изключение на предаванията към системата на клиента или към клиент, който той свърже, както е описано в следващите абзаци.

Особен случай е инструментът на гласовия агент: когато клиент настрои такъв, по време на обаждането изпращаме заявка до адреса, който е посочил, заедно с данните, които е определил в инструмента - обикновено номера на обаждащия се и информация, събрана по време на обаждането. В този момент получател е системата на клиента, а не друг наш доставчик; клиентът определя както обхвата на изпращаните данни, така и сигурността на целевата система.

Ако свържете външно приложение или ИИ асистент чрез вход във volai (OAuth) или чрез API ключ, връщаме данните, поискани с упълномощените повиквания на този клиент. Получател е клиентът, който сте избрали, и неговият доставчик, например OpenAI при използване на ChatGPT или Anthropic при използване на Claude. В зависимост от извиканата функция това може да включва идентификатора и имейла на Вашия акаунт, баланса, телефонните номера и настройките, включително данните за SIP, контактите, обажданията, записите, преписите, SMS, конфигурациите на агенти, задачите, фактурите и данните от свързания календар. Това предаване служи на функцията, която използвате чрез клиента; то не прави Fabikonam, издателят на конектора, получател на данни на клиенти.

Преди одобряването на OAuth връзка показваме исканите разрешения, включително промени в акаунта и платени действия. Можете да отмените достъпа по всяко време в раздел API и MCP в портала; API ключовете могат да бъдат отменени в Управление на достъпа. Отмяната предотвратява по-нататъшното използване на този достъп, но не изтрива данни, вече изпратени на външния клиент, и не отменя вече осъществени обаждания, съобщения или поръчки. По-нататъшното обработване, съхранение и изтриване на неговите копия от доставчика на клиента се уреждат от неговите условия, политика за поверителност и Вашите настройки на акаунта при този доставчик. Съхранението от volai продължава да следва раздел 4 на тази политика.

6. Вашите права

Имате право на достъп до личните си данни, на коригиране или изтриване, на ограничаване на обработването, на преносимост на данните и на възражение срещу обработване на основание законен интерес. Достатъчно е да изпратите искането си на podpora@volai.cz и ще го обработим без излишно забавяне. Ако смятате, че обработваме данните Ви незаконосъобразно, имате право да подадете жалба до чешкия орган за защита на личните данни (Úřad pro ochranu osobních údajů) на uoou.cz.

7. Сигурност

Паролите съхраняваме само като необратим хеш (scrypt), а API ключовете в базата данни - само като отпечатък: видимата стойност виждате само веднъж, при създаването. Цялата комуникация е криптирана през HTTPS. Чувствителни данни (пароли, ключове, токени за достъп на оператора) никога не се записват в оперативните дневници.

8. Бисквитки и измерване на трафика

Използваме необходими бисквитки, за да останете влезли в акаунта си и за да работят формулярите. Без тях Услугата не би функционирала, затова за тях не искаме съгласие.

Трафикът на уебсайта се измерва с инструмент, управляван от оператора на нашата облачна инфраструктура (вж. раздел 5): отчита прегледите на страници и груби данни за устройството, браузъра и държавата. Не съхранява бисквитки или нещо друго в браузъра Ви и никога не свързва отделните посетители помежду им или между различни сайтове, затова за него не искаме съгласие. Адресът на страницата изрязваме преди изпращане: връзка за потвърждаване на акаунт или за нулиране на парола никога не изпраща Вашия имейл или еднократен токен.

Освен това измерваме дали рекламата ни във Facebook и Instagram работи - по-точно колко души са се регистрирали и са заредили баланс, след като са я видели. За това използваме инструменти на Meta, които съхраняват собствени бисквитки в браузъра Ви и изпращат на Meta посетената от Вас страница, Вашата регистрация и зареждането на баланс (имейлът Ви само като необратим хеш, никога в четим вид). По същия начин измерваме ефективността на рекламата ни в търсенето на Google: при регистрация записваме към акаунта Ви идентификатора на кликването от адреса и по-късно съобщаваме на Google кога сте активирали акаунта си и кога за първи път сте заредили баланс (без имейл, само идентификаторът на кликването, часът и сумата). Това измерване включваме само когато дадете съгласие за това в банера, който се показва при първото посещение. Докато не дадете съгласие, не се зарежда никакъв код за измерване на реклама.

Съгласието е доброволно, не влияе на работата на volai и можете да го оттеглите по всяко време - изтрийте бисквитките на този сайт в браузъра си и банерът ще попита отново. Съгласието Ви помним една година.

9. Контакт

За всичко, свързано с обработването на лични данни, или за упражняване на правата си се обръщайте към нас на podpora@volai.cz. Условията, уреждащи ползването на Услугата, са изложени отделно в Общите условия.