Skydd av personuppgifter

Det här dokumentet beskriver vilka personuppgifter volai behandlar, för vilket ändamål, hur länge de sparas och vilka rättigheter som följer av GDPR. Det gäller användare av tjänsten och personer som rings upp eller får sms via tjänsten, samt personer som skriver till en kunds mobilnummer eller skriver till eller ringer kundens produkt ”nummer för samtal och sms”.

1. Vem som är personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är ANOVIA Finance s.r.o., organisationsnummer (IČO) 01757237, med säte på Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, Tjeckien, registrerat i handelsregistret som förs av Stadsdomstolen i Prag (Městský soud v Praze), avdelning C, insats 266323. I frågor om skydd av personuppgifter kontaktas vi på podpora@volai.cz.

Konnektorn volai för OpenAI ges ut av Fabikonam, s.r.o., organisationsnummer (IČO) 23918560, med säte på Dominikánské náměstí 656/2, Brno-město, 602 00 Brno, Tjeckien, med tillstånd av ANOVIA Finance s.r.o. Fabikonam ger endast ut konnektorn och behandlar inte kunduppgifter i tjänsten volai. Dessa behandlas fortsatt av ANOVIA Finance s.r.o. i de roller som beskrivs i denna policy, inklusive rollen som personuppgiftsbiträde gentemot kunden för samtalsinnehåll.

2. Vilka uppgifter som behandlas

• Konto: e-post, namn, hashat lösenord, adress (om ett geografiskt telefonnummer köps - den krävs på grund av kopplingen till nödsamtal).
• Telefonimetadata: nummer (för mottagna sms även avsändarens nummer eller namn), tid och längd för samtal och sms, riktning och status, pris för den debiterade åtgärden.
• Kommunikationens innehåll: text i skickade och mottagna sms (mottagna endast för kunder med tillägget mobilnummer eller med produkten ”nummer för samtal och sms”), utskrifter (transkript) och sammanfattningar av samtal med röstagenten.
• Samtalsinspelningar: ljudupptagning av samtal som förts av röstagenten. Inspelningen kan stängas av vid agenten; inspelningar raderas 90 dagar efter samtalet.
• Uppgifter som antecknas under samtalet: information som agenten enligt kundens uppdrag antecknar från samtalet (till exempel namn, tidpunkt eller ordernummer). Omfattningen av dessa uppgifter bestäms av kunden genom konfigurationen av agenten - vi vet inte i förväg vad som låter sig antecknas.
• Betalningar och fakturor: historik över påfyllning av saldo (belopp, datum), faktureringsuppgifter (företagsnamn, organisationsnummer, momsnummer, adress) och utfärdade skattedokument - uppgifter om betalkort behandlas uteslutande av betalningsgatewayen och når inte oss.
• Tekniska loggar: IP-adress, identifiering av webbläsare och API-nyckel, åtkomstloggar - för säkerhet och upptäckt av missbruk.
• Registreringskälla: varifrån besökaren kom till volai - kampanjparametrar från adressen (utm_source och liknande), adressen till den hänvisande sidan utan parametrar och den första besökta sidan. De antecknas en enda gång när kontot skapas, för att vi ska veta vilka vägar som leder till oss; ingenting lagras samtidigt i webbläsaren utan samtycke till mätning.
• Vald abonnemangsnivå: när en nivå av månadsabonnemanget väljs på webben och registrering eller inloggning sker utifrån den, sparas den på kontot i 30 dagar. Den används för att leda till att abonnemanget aktiveras efter e-postverifieringen, även om verifieringen görs senare, och för att vi ska veta hur många från webben som faktiskt aktiverar abonnemanget (berättigat intresse av att förbättra erbjudandet). Dessutom räknas sammanlagt hur många konton som har passerat de olika stegen mot betalning av abonnemanget (från webben, portalen eller via API); dessa sammanlagda räknare innehåller ingen kontolista och raderas efter 120 dagar. Posten om vald nivå raderas av sig själv efter 30 dagar.

Google Calendar: anslutning och hantering av händelser

Google Kalender ansluts frivilligt via Googles samtyckesskärm. volai läser in listan över kalendrar (identifierare, namn, tidszoner och behörigheter) och uppgifter om händelser (namn, start, slut, status och revision). De används för att visa kalendern, för att ändra namn eller tid på en händelse efter bekräftelse och som underlag för den uppgift som händelsen kopplas till.

Åtkomst- och förnyelsetoken för OAuth sparas krypterat. Kalenderförfrågningar behandlas av vår webbinfrastruktur och anslutningsposten finns i vår databas. Lösenordet till Google-kontot inhämtas inte. Genom att koppla från i portalen raderas den sparade anslutningen och token; appens behörighet kan också återkallas i Google-kontot. Därmed raderas inte de ursprungliga händelserna hos Google. Uppgifter som redan har förts över till uppgifter och historik omfattas av tidsfristerna i avsnitt 4.

Vid användning av REST API eller MCP returneras de begärda kalenderuppgifterna till den klient som har getts åtkomst via volai-inloggning (OAuth) eller som har fått kontots volai API-nyckel; det kan även vara en extern AI-assistent. Om en händelse kopplas till en röstuppgift kan dess namn och tid ingå i underlaget för samtalet, som behandlas av de berörda leverantörerna av röst-AI som anges nedan. Delningen tjänar den funktion som har valts. Google-token skickas inte till dessa klienter.

Data från Google Kalender säljs inte, används inte för annonsmålning och inte för träning av generella AI-modeller. volai använder uppgifter som hämtats via Google API i enlighet med Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på Limited Use.

Google API Services User Data Policy

3. Ändamål och rättslig grund för behandlingen

Uppgifterna behandlas framför allt för att fullgöra avtalet - för att kunna tillhandahålla numret, koppla samtalet, skicka sms eller starta röstagenten och debitera allt korrekt. Tekniska loggar och säkerhetsloggar behandlas på grundval av berättigat intresse (förebyggande av missbruk och bedrägerier). E-postmeddelanden om kontots drift (verifiering, lågt saldo) är en nödvändig del av tjänsten; all annan kommunikation skulle bara skickas med samtycke.

Samtalsinspelningar och uppgifter som agenten antecknar från samtalet behandlas likaså på grundval av avtalets fullgörande - det är funktioner som kunden har aktiverat vid agenten och som vi annars inte kunde tillhandahålla. Gentemot uppringaren är personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter kunden som driver agenten; vi är i det förhållandet personuppgiftsbiträde och följer kundens instruktioner. Att informera uppringaren om inspelningen och om vad agenten antecknar är därför kundens skyldighet.

Utöver den rollen utvärderar vi dessutom en gång i veckan de samtal som vår egen röstmotor förde under den gångna veckan, för kontroll och förbättring av tjänstens kvalitet. Samtalsutskriften pseudonymiseras först automatiskt, utan användning av någon AI-modell: namn, företag, platser, e-postadresser, webbplatser, kontonummer och andra känsliga nummer ersätts med markörer och telefonnummer med slumpmässiga siffror. Pseudonymiseringen är maskinell och kan undantagsvis missa något. Den pseudonymiserade utskriften bedöms sedan av en språkmodell som oberoende ”domare”. I denna omfattning agerar vi inte som personuppgiftsbiträde enligt kundens instruktioner utan i eget intresse som personuppgiftsansvarig; den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av tjänstens kvalitet och förbättring (art. 6.1 f GDPR). Resultatet är sammanlagd statistik och kvalitetsbetyg för vårt interna bruk, ingenting återförs till kunder eller uppringare. Den som inte vill att samtalen från de egna agenterna tas med i utvärderingen skriver till supportadressen (se avsnitt 9), så utesluter vi kontot ur utvärderingen. På samma sätt kan även en person som agenten har talat med invända när som helst: det räcker att skriva sitt telefonnummer till samma adress, så slutar vi ta med personens samtal i utvärderingen.

4. Hur länge uppgifterna sparas

Uppgifterna sparas så länge kontot består. När kontot har stängts raderas telefonnummer, transkript och meddelandeinnehåll inom 30 dagar, med undantag för uppgifter som enligt lag måste sparas längre (t.ex. bokföringsunderlag för betalningar under den tid skattereglerna kräver). Säkerhetsloggar över åtkomst sparas normalt i 90 dagar. Sms som tas emot på mobilnumret (text, avsändarens nummer och tid) sparas i 90 dagar från mottagandet och raderas sedan. Detsamma gäller sms som tas emot vid produkten ”nummer för samtal och sms”. Samtalsinspelningar raderas 90 dagar efter samtalet oavsett om kontot består - samtalsutskriften finns kvar i kontot. Utskrifter som hämtas för den veckovisa kvalitetsutvärderingen enligt avsnitt 3 sparas i ursprunglig form i 14 dagar och i pseudonymiserad form tillsammans med utlåtandena i 8 veckor; när tiden har gått ut raderas de vid nästa veckovisa städning. Ett undantag är en ankaruppsättning på cirka 20 pseudonymiserade samtal för att mäta hur stabil bedömningen är över tid, som förnyas varje kvartal. Vid stängning av kontot raderas inte dessa kopior utan sparas till utgången av den angivna tiden; på begäran raderas de tidigare. Sammanlagda utvärderingsresultat som inte längre kan kopplas till ett visst samtal sparas även längre.

5. Personuppgiftsbiträden och mottagare

Vi får hjälp med behandlingen av granskade leverantörer. Med biträdena i tabellen nedan har vi biträdesavtal, med undantag för DIDWW Ireland Limited: för det bolaget gäller dess villkor och dess integritetsmeddelande (https://www.didww.com/privacy-notice). Mottagarna delas in i följande kategorier:

• Molninfrastruktur och databas: Hosting av applikationen och databasen där data om konto, nummer, samtal och meddelanden lagras, samt anonym mätning av webbplatsens trafik. Servrar i EU.
• Teleoperatör: Tillhandahåller tekniskt telefonnummer samt överföring av samtal och sms. Tjeckisk operatör, drift i Tjeckien. Vid tillägget mobilnummer tillhandahålls numret och sms-överföringen av en amerikansk leverantör (se tabellen nedan), inte av en tjeckisk operatör. Vid produkten ”nummer för samtal och sms” tillhandahålls numret, samtalen och sms av en irländsk leverantör (se tabellen nedan), inte av en tjeckisk operatör.
• Leverantör av röst-AI: Behandlar samtal med röstagenten samt deras inspelningar och utskrifter. För agenter på standardplattformen lagras ljudinspelningarna hos leverantören i 90 dagar, hos oss ligger de inte. En eventuell överföring utanför EU omfattas av standardavtalsklausuler.
• Betalningsgateway: Behandling av betalkort vid påfyllning av saldo. Kortuppgifter når aldrig oss.
• E-postinfrastruktur: Utskick av transaktionsmejl (kontoverifiering, varningar om lågt saldo).
• Annonsplattform: Mätning av hur effektiv vår annonsering är - endast när samtycke ges (se avsnitt 8). Mekanismen för en eventuell överföring utanför EU (till exempel ramverket EU-US Data Privacy Framework) styrker vi inte själva, utan vi förlitar oss på leverantörens garantier enligt GDPR.
• Infrastruktur för den egna röstmotorn: Servrar där volais egen röstmotor körs (samtalsstyrning, medielager, detektering av slutet på en replik) - används för agenter som har växlats till denna motor. Transkribering och talsyntes samt den språkmodell som för samtalet tillhandahålls av leverantörerna i de följande två kategorierna. För agenter på den egna motorn lagras även inspelningar och utskrifter av samtal på dessa servrar. Servrar i EU.
• Transkribering och talsyntes för den egna röstmotorn: Omvandlar uppringarens tal till text och agentens svar tillbaka till tal, för agenter på den egna röstmotorn. En eventuell överföring utanför EU omfattas av standardavtalsklausuler.
• Språkmodell för den egna röstmotorn: För röstagentens samtal på den egna motorn - avgör vad agenten säger i samtalet. Överföring utanför EU omfattas hos vissa leverantörer i denna kategori av standardavtalsklausuler, hos andra styrker vi det inte själva och förlitar oss på deras garantier enligt GDPR.
• Sammanfattning och utvärdering av samtal: Efter samtalets slut skapas en textsammanfattning och - om agenten har ett mål inställt - utvärderas utifrån utskriften om målet uppnåddes. För samtal på den egna röstmotorn bedöms dessutom en gång i veckan röstagentens kvalitet på en pseudonymiserad utskrift (se avsnitt 3). En eventuell överföring utanför EU omfattas av standardavtalsklausuler.

Till USA överförs uppgifter endast i den omfattning som krävs för driften och den veckovisa kvalitetsbedömningen som beskrivs ovan. För leverantörerna Cartesia, ElevenLabs och Anthropic omfattas denna överföring av EU:s standardavtalsklausuler enligt deras egna biträdesavtal (DPA) - detta har kontrollerats direkt på deras offentligt tillgängliga DPA-sida. För övriga leverantörer med säte i USA (Resend, Stripe, Twilio, Google (Gemini) och Meta) hävdar vi inte själva någon överföringsmekanism utan förlitar oss på deras egna garantier enligt GDPR.

Uppgifterna lämnas inte vidare till någon annan, utom när lag kräver det och utom överföring till kundens system eller en klient som kunden har kopplat, vilket beskrivs i följande stycken.

Ett särskilt fall är röstagentens verktyg: när kunden har ställt in ett sådant skickas under samtalet en förfrågan till den adress kunden har angett, tillsammans med de uppgifter som kunden har definierat i verktyget - normalt uppringarens nummer och information som framkommit under samtalet. Mottagare är då kundens system, inte ännu en leverantör till oss; omfattningen av de skickade uppgifterna och säkerheten i målsystemet bestäms av kunden.

Om en extern applikation eller AI-assistent kopplas via volai-inloggning (OAuth) eller API-nyckel returneras till klienten de uppgifter som dess tillåtna anrop begär. Mottagare är den valda klienten och dess leverantör, till exempel OpenAI vid användning i ChatGPT eller Anthropic vid användning i Claude. Beroende på den anropade funktionen kan det röra sig om kontoidentifierare och e-post, saldo, telefonnummer och inställningar inklusive SIP-åtkomstuppgifter, kontakter, samtal, inspelningar, utskrifter, sms, konfiguration av agenter, uppgifter, fakturor och data från anslutna kalendrar. Överföringen tjänar till att utföra den funktion som används via klienten; utgivaren Fabikonam blir därigenom inte mottagare av kunduppgifter.

Före anslutning via OAuth visas de begärda behörigheterna, inklusive kontoändringar och betalda åtgärder. Åtkomsten kan när som helst återkallas under API och MCP i portalen; en API-nyckel kan göras ogiltig i åtkomsthanteringen. Återkallandet hindrar vidare användning av den åtkomsten men raderar inte uppgifter som redan har lämnats till den externa klienten och ångrar inte utförda samtal, meddelanden eller beställningar. Den fortsatta hanteringen av kopior hos klientens leverantör, deras lagring och radering styrs av leverantörens villkor, integritetspolicy och inställningarna för kontot hos den. Lagringen av uppgifter hos volai regleras fortsatt av avsnitt 4 i denna policy.

6. Rättigheter

Det finns rätt till tillgång till de egna personuppgifterna, rättelse, radering, begränsning av behandling, dataportabilitet samt rätt att invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse. Begäran skickas till podpora@volai.cz, så hanteras den utan onödigt dröjsmål. Den som anser att uppgifterna behandlas i strid med lag har rätt att lämna in ett klagomål till den tjeckiska dataskyddsmyndigheten (Úřad pro ochranu osobních údajů, uoou.cz).

7. Säkerhet

Lösenord sparas endast som oåterkallelig hash (scrypt), API-nycklar i databasen endast som avbild - i läsbar form visas de bara en gång, när de skapas. All kommunikation sker krypterat via HTTPS. Känsliga uppgifter (lösenord, nycklar, åtkomsttoken till operatören) loggas aldrig i driftloggar.

8. Cookies och trafikmätning

Nödvändiga cookies används för att inloggningen ska bestå och för att formulär ska fungera. Utan dem fungerar inte tjänsten, så något samtycke begärs inte för dem.

Webbplatsens trafik mäts av ett verktyg från operatören av vår molninfrastruktur (se avsnitt 5): det räknar sidvisningar och grova uppgifter om enhet, webbläsare och land. Det lagrar inga cookies eller annat i webbläsaren och kopplar inte ihop enskilda besökare med varandra eller mellan webbplatser, så något samtycke begärs inte för det. Sidans adress rensas före sändning: från länken för kontoverifiering och för återställning av lösenord skickas aldrig e-postadressen eller engångstoken.

Dessutom mäts om vår annonsering på Facebook och Instagram ger resultat - närmare bestämt hur många som har registrerat sig efter den och fyllt på saldo. För det används verktyg från Meta, som lagrar egna cookies i webbläsaren och lämnar till Meta uppgift om besökt sida, registrering och påfyllning av saldo (e-post endast som oåterkallelig avbild, aldrig i läsbar form). På samma sätt mäts effekten av annonsering i Googles sök: klickidentifieraren från adressen sparas vid registreringen på kontot och till Google rapporteras sedan när kontot aktiverades och när saldot fylldes på första gången (utan e-post, endast klickidentifierare, tid och belopp). Denna mätning aktiveras endast när samtycke ges i fältet som visas vid första besöket. Så länge samtycke inte ges läses ingen kod för annonsmätning ens in.

Samtycket är frivilligt, påverkar inte volais funktion på något sätt och kan när som helst återkallas - radera webbplatsens cookies i webbläsaren så frågar fältet igen. Samtycket sparas i ett år.

9. Kontakt

För allt som rör behandlingen av personuppgifter eller för att utöva rättigheter kontaktas vi på podpora@volai.cz. Villkoren för användning av tjänsten finns separat i användarvillkoren.